Come scegliere il gestionale della vigilanza: le 12 domande da fare prima di firmare

Una scelta che dura anni

Un gestionale si sceglie una volta e si usa per anni: ci passano i turni, le presenze, le ore per il consulente, le fatture ai clienti e le scadenze dei documenti di ogni operatore. Cambiarlo dopo costa tempo e dati. Questa guida non dice quale prendere: mette in fila le domande che un titolare o un responsabile d'ufficio fa bene a porre a qualunque fornitore, con il motivo di ognuna e la risposta da pretendere. Le domande valgono per tutti i gestionali, compreso il nostro.

1. Dove vivono i dati: in cloud o su un PC dell'ufficio?

Un programma installato sul PC lega i dati a quella macchina o alla rete dell'ufficio; un gestionale in cloud si apre dal browser, anche fuori ufficio. Chiedere dove stanno i server (nell'Unione europea?), come sono cifrate le connessioni e chi fa le copie di sicurezza, con quale frequenza.

2. C'è un'app per gli operatori, e come si attiva?

Gli operatori lavorano in giro: turni, comunicazioni e timbratura devono arrivare sul telefono. Chiedere se l'app è sugli store o si usa dal browser, come la riceve un operatore nuovo e se funziona dove la rete non c'è.

3. Come registra la presenza, e che cosa fa con la posizione?

La timbratura con la posizione è uno strumento di controllo a distanza: la differenza la fa quando la posizione viene letta. Chiedere se viene rilevata solo al momento della timbratura o anche durante il turno, se c'è un'area del servizio (geofence), come viene informato l'operatore e quale accordo o autorizzazione serve (art. 4 della legge 300/1970). La risposta va confrontata con la nota dell'Ispettorato sulla geolocalizzazione delle guardie giurate (n. 1511 del 16 febbraio 2026) e con il proprio consulente.

4. Il contratto collettivo è dentro, e si può adattare?

Notturni, festivi, straordinari e maggiorazioni sono il cuore delle ore. Chiedere quale contratto applica, se distingue la sezione delle guardie giurate da quella dei servizi fiduciari e se le regole si possono adattare a come le applica l'istituto. Chiedere anche chi aggiorna le regole quando il contratto si rinnova.

5. Il gestionale fa le buste paga o prepara le ore per il consulente?

Sono due mestieri diversi. Molti istituti tengono il proprio consulente del lavoro: in quel caso serve che il gestionale consegni il cartellino già diviso per voce e che sappia ricevere i cedolini per consegnarli agli operatori.

6. Si fattura il coperto o il previsto?

Il cliente paga le ore svolte, non quelle in calendario. Chiedere se la fattura parte dalle ore coperte, come si documenta un mancato servizio e se il report del servizio, da allegare alla fattura, esce da solo.

7. Che cosa tiene d'occhio lo scadenzario?

Decreto di nomina, porto d'armi, tiro a segno, idoneità medica, formazione, permesso di soggiorno: chiedere quali documenti segue, con quanto anticipo avvisa e se blocca o segnala chi è in scadenza quando lo si mette in turno.

8. Il prezzo è pubblico, e da che cosa dipende?

Chiedere il listino scritto: se si paga una licenza una tantum o un canone, se il prezzo cresce per utenti, per operatori o per moduli, se ci sono costi di attivazione e che cosa resta fuori. Un prezzo che esiste solo a voce non si confronta.

9. Si può provare con i propri dati?

Una demo guidata mostra il gestionale; una prova vera mostra il proprio lavoro dentro il gestionale. Chiedere quanto dura la prova, se serve la carta di credito e se i dati inseriti restano quando si decide di continuare.

10. Se un giorno si cambia, i dati si portano via?

Chiedere in che formato si esportano anagrafiche, turni, ore e documenti, e se l'esportazione la fa l'istituto da solo o va chiesta al fornitore. È la domanda che nessuno fa all'inizio e che conta di più alla fine.

11. Chi risponde quando qualcosa non va, e come arrivano gli aggiornamenti?

Chiedere da dove si chiede assistenza, se è compresa nel canone e come arrivano le funzioni nuove: incluse, a pagamento, o con una nuova versione da installare.

12. Chi l'ha costruito, e conosce il settore?

Un gestionale per la vigilanza deve parlare la lingua dei servizi: armato e fiduciario, cambio appalto, centrale operativa, presidio h24. Chiedere chi lo sviluppa, da quanto tempo, e quanti dei problemi elencati sopra conosce per esperienza diretta.

Quanto costa un gestionale per la vigilanza

I modelli che si trovano sono tre. La licenza una tantum si paga una volta, con aggiornamenti e assistenza spesso a parte. Il canone a moduli si paga ogni mese per le parti che si usano (turni, presenze, fatturazione), e cresce aggiungendone. Il canone unico comprende tutto e cresce con le dimensioni dell'istituto, misurate in utenti o in operatori. Il confronto onesto si fa sullo stesso perimetro: quello che serve davvero all'istituto, per tre anni, con attivazione, aggiornamenti, assistenza e app comprese.

Per trasparenza, il listino di Sentinella (prezzi di lancio, IVA esclusa, canone mensile, disdetta libera): piano Gratis fino a 5 anagrafiche tra operatori e fornitori; piano Avvio 199 € al mese da 6 a 30 anagrafiche (listino 249 €); piano Pro 399 € al mese da 31 a 70 (listino 499 €); piano Business 690 € al mese da 71 a 200 (listino 849 €); oltre 200 anagrafiche il prezzo è su misura. I prezzi di lancio valgono per chi entra entro il 31 dicembre 2026.

Chi vuole vedere come si mettono a confronto i gestionali che si trovano oggi in Italia, uno per uno e sui fatti dei loro siti, trova il confronto con gli altri gestionali.

Il passaggio da Excel o da un altro gestionale

Il cambio di gestionale va fatto in un mese tranquillo, non a ridosso di un cambio appalto o di una chiusura di fine anno. L'ordine che funziona: prima le anagrafiche con i documenti e le scadenze, poi clienti e servizi con orari e tariffe, poi i turni del mese successivo; per qualche settimana il vecchio strumento resta in sola lettura, come riferimento. Chiedere al fornitore chi carica i dati iniziali e in quanto tempo: fa differenza fra un passaggio di pochi giorni e uno di mesi.

Domande frequenti