Sicurezza, accessi e privacy
I dati del tuo istituto restano del tuo istituto.
Ogni istituto è una cassaforte separata: isolamento totale fra istituti, quattro accessi distinti, permessi voce per voce, GPS che registra solo dentro/fuori dall'area. E i tuoi dati li esporti quando vuoi.
Nessuna carta di credito. Gratis fino a 5 anagrafiche fra operatori e fornitori, per sempre.
Per portierato e reception, la panoramica in una pagina: software per servizi fiduciari.
Ogni istituto vive isolato dagli altri: dati, documenti e file separati per costruzione. Una email corrisponde a un solo accesso, e le sessioni si revocano all'istante.
L'ufficio lavora coi permessi che decidi tu, voce per voce. L'operatore vede i suoi turni, mai i nomi dei clienti. Il fornitore vede i turni assegnati. Il commerciale le sue provvigioni.
La timbratura registra l'ingresso e l'uscita dall'area di servizio (geofence): nessun tracciamento del percorso (art. 4 dello Statuto dei lavoratori, nota INL 1511/2026). Il consenso informato dell'operatore è registrato in app; l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato restano a carico dell'istituto.
Lo stesso lavoro, visto da chi lo fa.
Il controllo resta a te, anche sugli accessi.
Lavora su tutto quello che gli serve. Solo su quello.
I suoi dati sono suoi, e li vede solo lui.
GDPR: ruoli chiari, carte in regola.
Sentinella tratta i dati dei tuoi operatori e dei tuoi clienti come responsabile ex art. 28 GDPR, sulla base di un DPA sottoscritto con ogni istituto. I dati sono ospitati nell'Unione Europea, viaggiano su connessioni cifrate e i segreti applicativi sono cifrati nel database.
- DPA (accordo sul trattamento) firmato con ogni istituto
- Dati in UE, connessioni cifrate, segreti cifrati nel database
- Fatture in Cloud si collega dalla sua pagina di consenso: Sentinella non vede la password, tiene cifrate le chiavi d'accesso e le cancella quando scolleghi
- Le funzioni AI usano un sub-responsabile nominato: documenti mai usati per addestrare modelli
- Le informative dicono cosa va ai fornitori di elaborazione AI, in quale Paese e con quali garanzie, in una tabella
Le copie di sicurezza, come risultano davvero dal server.
Copie di sicurezza cifrate ogni ora, conservate anche fuori dal server che fa girare il gestionale. E un allarme automatico controlla ogni ora che il giro delle copie sia integro.
- Copia oraria coerente: l'app continua a lavorare mentre si copia
- Copia notturna cifrata e deduplicata, fuori dal server
- Allarme automatico se il giro delle copie si ferma
Chi vede cosa, fino al singolo file.
I file si aprono solo da chi vede la pagina che li mostra, e un istituto sospeso non scarica il proprio archivio. La home non mostra a tutti chi è in malattia, e le notifiche sul telefono non scrivono «malattia» né gli importi. Chi viene tolto dagli utenti dell'ufficio smette subito di ricevere le notifiche, su tutti i suoi dispositivi. E il QR della tessera apre una pagina che dice una cosa sola: se quella persona, adesso, lavora per l'istituto.
- Il passato si può correggere, ma ogni cambio lascia una riga nel Registro
- Chi ha lavorato si archivia, non si cancella: i dati restano
- La colonna «Letture» dice se e quando un dipendente ha aperto la sua busta
Ogni firma ha il suo certificato, e valore legale.
Quando un operatore firma un documento dall'app, conferma con un codice di 6 cifre che riceve per email. In fondo al PDF si aggiunge il certificato di firma: chi ha firmato, quando, da quale dispositivo e da quale indirizzo IP, con l'impronta del file che permette di verificare che non sia stato modificato. La firma dall'app ha valore legale: è una firma elettronica, e per il regolamento europeo eIDAS non le si può negare valore legale solo perché è elettronica; se viene contestata, il suo valore lo valuta il giudice (art. 20 del Codice dell'amministrazione digitale).
- Se una firma viene contestata, su richiesta dell'istituto Sentinella rilascia l'attestazione sul processo di firma: un documento numerato che descrive come funziona il sistema e che cosa ha registrato per quella firma, con il controllo dell'impronta dei file, da dare a un giudice
- Inclusa in ogni piano, senza costi aggiuntivi: un servizio di firma esterno costa in genere da 100 a 1.000 euro l'anno
- L'operatore riceve la copia firmata per email; un documento firmato in Sentinella non viene mai ricompresso, resta com'è
I dati restano tuoi: li porti via quando vuoi.
Esportazioni complete di anagrafiche, ore e documenti, archivio ZIP scaricabile, netti in CSV. Se un giorno vai via, i tuoi dati escono con te — è anche il motivo per cui la prova non chiede la carta.
- Esportazione dati in ogni momento, senza chiedere permesso
- Archivio ZIP completo dei documenti
- Disdetta libera: nessun vincolo, nessun costo di uscita
Video e schermate vengono dall’account dimostrativo del gestionale: nomi e numeri sono di scena, le funzioni sono quelle vere.
Lo vedi meglio coi tuoi dati.
Trenta giorni di prova, senza carta: carichi due operatori e un servizio vero e giudichi sul tuo istituto, non sulle brochure.
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Le domande su sicurezza, accessi e privacy.
I miei dati sono al sicuro?
Sì: cloud in UE, connessioni cifrate, segreti applicativi cifrati, copie di sicurezza cifrate ogni ora, conservate anche fuori dal server che fa girare il gestionale, e ogni istituto isolato dagli altri (multi-tenant), nel pieno rispetto del GDPR. I tuoi dati restano tuoi: li esporti quando vuoi.
Chi può vedere cosa, dentro il mio istituto?
Lo decidi tu, voce per voce: ogni utente ufficio ha i suoi permessi, con ruoli rapidi preimpostati e un'anteprima che mostra cosa vedrà prima di salvare. Operatori, fornitori e commerciali hanno accessi separati e vedono solo il proprio.
La timbratura GPS rispetta la privacy degli operatori?
Sì, se l'istituto ha fatto la sua parte: l'app registra solo ingresso e uscita dall'area di servizio (geofence), senza tracciare gli spostamenti, e raccoglie il consenso informato dell'operatore; all'istituto restano l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato previsti dall'art. 4 dello Statuto dei lavoratori (nota INL 1511/2026).
Posso esportare i miei dati?
Sempre: anagrafiche, ore, documenti in ZIP, netti in CSV. E se disdici, esporti tutto e chiudi — nessun vincolo, nessun costo di uscita.
Posso tenere i dati dei miei clienti sotto una chiave mia?
Sì, su richiesta, con la modalità Cassaforte: i dati riservati dell'istituto — clienti, servizi, tariffe e i testi che li ricopiano — stanno sui server di Sentinella solo cifrati, con una chiave che resta su un server del tuo istituto. Chiede un server sempre acceso e la chiave custodita da te; le regole sono nella sezione 21 dei Termini di servizio.