Termini di Servizio

Questi Termini regolano l'uso di Sentinella (sentinellapro.com), il gestionale in cloud per istituti di vigilanza privata. Il servizio è sviluppato e gestito da Vigil Pro S.r.l., sede legale in Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano, sede operativa in Via Mariani 1, Cernusco sul Naviglio (MI), P.IVA 13193690966, iscritta alla CCIAA di Milano. Contatti: assistenza@sentinellapro.com (assistenza sul prodotto), info@vigilpro.it (società), tel. 02 8219 7131.

Creando un account o usando Sentinella accetti questi Termini. Se li accetti per conto di un'azienda, dichiari di avere il potere di vincolarla.

1. Servizio riservato a imprese e professionisti

Sentinella è un servizio B2B: è riservato a imprese, professionisti e organizzazioni che lo usano per la propria attività. Non è destinato ai consumatori. Le norme a tutela dei consumatori (incluso il diritto di ripensamento del Codice del Consumo) non si applicano a questo contratto.

2. Definizioni

• Istituto (o Tenant): l'impresa cliente che sottoscrive il servizio. Ogni istituto lavora in un'area separata e logicamente isolata dagli altri.
• Utenti ufficio: le persone autorizzate dall'istituto a usare il gestionale (pianificazione, personale, report, fatturazione).
• Operatori: i dipendenti e collaboratori dell'istituto che usano l'app operatore (turni, timbrature, segnalazioni).
• Servizio: la piattaforma Sentinella, l'app operatore e le funzioni accessorie descritte sul sito.

3. Registrazione e account

Per usare Sentinella devi creare un account con dati veritieri e aggiornati. Le credenziali sono personali: sei responsabile della loro custodia e di tutto ciò che avviene tramite il tuo account. Se sospetti un accesso non autorizzato, avvisaci subito a assistenza@sentinellapro.com.

L'istituto è responsabile degli accessi che assegna ai propri utenti ufficio e operatori, e della loro revoca quando un rapporto di lavoro o collaborazione termina.

4. Prova gratuita e piano Gratis

• Prova gratuita di 30 giorni: puoi provare Sentinella per 30 giorni senza inserire alcuna carta di pagamento. Al termine della prova, se non attivi un piano a pagamento, l'accesso alle funzioni a pagamento si interrompe. Nessun addebito automatico a sorpresa: l'abbonamento parte solo quando lo attivi tu.
• Piano Gratis: fino a 5 operatori puoi usare Sentinella gratuitamente, senza limiti di tempo.

5. Piani e prezzi

Prezzi mensili, IVA esclusa:

I prezzi di lancio sono validi per le attivazioni entro il 31/12/2026. Durante la promozione di lancio il costo di attivazione (setup: 490, 990 o 1.490 € a seconda del piano) è azzerato.

6. Ciclo di fatturazione e pagamenti

• L'abbonamento è mensile, con addebito automatico sulla carta tramite Stripe.
• Il ciclo è ancorato al giorno di attivazione: se attivi il 17 luglio, il rinnovo scade il 17 agosto, poi il 17 settembre, e così via.
• I dati della carta sono raccolti e conservati esclusivamente da Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlanda) tramite pagina di pagamento ospitata. Sentinella non vede e non conserva il numero della tua carta: conserviamo solo l'identificativo cliente e le ultime 4 cifre, per riconoscere il metodo di pagamento.

6.1 Mancato pagamento

Se il rinnovo non va a buon fine:

1. hai 10 giorni di tolleranza, durante i quali il servizio resta attivo e l'ufficio riceve avvisi;
2. trascorsi i 10 giorni senza pagamento, l'accesso viene sospeso per l'intero istituto: sia il gestionale dell'ufficio sia l'app operatori.

La sospensione non cancella i tuoi dati (vedi sezione 14).

6.2 Riattivazione

Per riattivare il servizio si paga il mese pieno. La nuova scadenza è calcolata a partire dall'anniversario originale del tuo ciclo, non dal giorno del pagamento di riattivazione.

7. Add-on «Assistente AI»

L'Assistente AI è un modulo opzionale a 35 €/mese (IVA esclusa), attivabile solo su tua richiesta. Comprende funzioni come la lettura di attestati PDF, lo smistamento dei cedolini per dipendente, la riscrittura delle segnalazioni dal campo e l'analisi dell'andamento.

Il canone include un consumo mensile incluso. Se il consumo incluso si esaurisce prima della fine del mese, le funzioni AI si mettono in pausa e riprendono automaticamente all'inizio del ciclo successivo, senza costi aggiuntivi e senza addebiti extra a sorpresa.

Il trattamento dei dati tramite il fornitore AI è descritto nella sezione 15 e nell'Informativa Privacy.

8. Variazioni di prezzo

Possiamo modificare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato via email all'indirizzo dell'istituto. Il nuovo prezzo si applica solo dal rinnovo successivo alla scadenza del preavviso. Se non accetti il nuovo prezzo, puoi disdire liberamente prima del rinnovo (sezione 9).

9. Durata e disdetta

• Nessun vincolo pluriennale: l'abbonamento si rinnova di mese in mese.
• Puoi disdire in qualsiasi momento, con effetto alla fine del periodo già pagato. Fino a quella data il servizio resta pienamente attivo.
• I canoni già pagati per il periodo in corso non sono rimborsabili.
• L'export dei tuoi dati in autonomia è sempre disponibile, prima e dopo la disdetta (sezione 14).

10. Obblighi del cliente

Usando Sentinella ti impegni a:

• usare il servizio in modo lecito e conforme a questi Termini, senza tentare di violarne la sicurezza, aggirare i limiti del piano o accedere a dati di altri istituti;
• garantire di avere una base giuridica valida per i dati che carichi (dati di dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori) e di fornire agli interessati le informative necessarie;
• rispettare gli adempimenti giuslavoristici legati agli strumenti di lavoro. In particolare, per la funzione di geolocalizzazione a geofence (sezione 11), gli adempimenti previsti dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalla Nota INL 1511/2026 — accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, ove richiesti — sono a carico esclusivo dell'istituto, in quanto titolare del trattamento e datore di lavoro;
• mantenere aggiornati i dati di fatturazione e i contatti dell'ufficio.

In caso di violazioni gravi di questi obblighi possiamo sospendere l'account, previa comunicazione ove possibile.

11. Geolocalizzazione (geofence)

L'app operatore registra solo l'evento di entrata e di uscita dall'area del servizio (geofence), con le coordinate del punto. Non registra mai il percorso né la posizione continua dell'operatore. Il consenso informato dell'operatore è raccolto nell'app al primo accesso. Sentinella fornisce uno strumento progettato per la minimizzazione dei dati; resta a carico dell'istituto quanto previsto alla sezione 10.

12. Proprietà intellettuale

Il software, l'interfaccia, il marchio Sentinella e tutta la documentazione restano di proprietà di Vigil Pro S.r.l. Ti concediamo un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile, limitato alla durata dell'abbonamento e all'attività del tuo istituto. Non puoi copiare, rivendere, concedere in sublicenza o decompilare il servizio, salvo quanto consentito da norme inderogabili.

I dati che carichi restano tuoi. Ci concedi solo i diritti tecnici necessari a erogarti il servizio (memorizzazione, backup, elaborazione).

13. Livello di servizio

• Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile e funzionante con la diligenza commercialmente ragionevole di un fornitore professionale.
• L'infrastruttura è ospitata su datacenter nell'Unione Europea, con backup giornalieri, cifratura in transito (TLS) e misure di sicurezza descritte nell'Informativa Privacy.
• Possiamo eseguire manutenzioni programmate o urgenti; per quelle programmate cerchiamo di scegliere orari a basso impatto e di avvisare in anticipo.
• Questi Termini non prevedono livelli di servizio garantiti (SLA) con percentuali, né penali o indennizzi automatici per interruzioni o malfunzionamenti.

14. Dati alla cessazione del contratto

• Puoi esportare i tuoi dati in autonomia in qualsiasi momento, anche durante la sospensione per mancato pagamento e dopo la disdetta.
• Dopo la cessazione del contratto conserviamo i dati del tuo istituto per un periodo limitato, indicato nell'Informativa Privacy, per darti il tempo di completare l'export o di riattivare l'account.
• Trascorso tale periodo, i dati vengono cancellati, salvo ciò che dobbiamo conservare per obblighi di legge (ad esempio i documenti fiscali).

15. Protezione dei dati personali

Per i dati che l'istituto carica sulla piattaforma (anagrafiche di dipendenti e collaboratori, dati contrattuali e retributivi, timbrature, certificazioni e idoneità, segnalazioni, anagrafiche di clienti e fornitori), l'istituto è titolare del trattamento e Vigil Pro S.r.l. agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Il rapporto è regolato dall'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), che è parte integrante di questi Termini e si intende accettato con la loro accettazione. I dettagli su categorie di dati, sub-responsabili (tra cui hosting UE, il fornitore AI Anthropic se attivi l'add-on, i servizi push dei browser per le notifiche), misure di sicurezza e trasferimenti extra-UE con relative garanzie sono descritti nel DPA e nell'Informativa Privacy pubblicata sul sito.

Per i dati di fatturazione e pagamento dell'abbonamento, Vigil Pro agisce come titolare autonomo e si avvale di Stripe, come descritto nell'Informativa Privacy.

Referente privacy: il titolare, raggiungibile a assistenza@sentinellapro.com.

16. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, e salvo i casi di dolo o colpa grave:

• la responsabilità complessiva di Vigil Pro S.r.l. derivante da o connessa a questo contratto è limitata all'importo dei canoni pagati dall'istituto nei 12 mesi precedenti l'evento che ha originato il danno;
• Vigil Pro S.r.l. non risponde di danni indiretti o consequenziali, quali perdita di profitti, perdita di opportunità commerciali, danni d'immagine o perdita di dati imputabile a cause non dipendenti da Vigil Pro;
• Vigil Pro S.r.l. non risponde dei contenuti e dei dati caricati dall'istituto, né dell'uso del servizio in violazione di legge o di questi Termini, né dei mancati adempimenti a carico dell'istituto (inclusi quelli della sezione 10).

Nulla in questa sezione esclude responsabilità che per legge non possono essere escluse o limitate.

17. Modifiche ai Termini

Possiamo aggiornare questi Termini. Le modifiche rilevanti vengono comunicate via email con almeno 30 giorni di preavviso e hanno effetto dalla scadenza del preavviso. Se non le accetti, puoi disdire prima che diventino efficaci; continuare a usare il servizio dopo tale data vale come accettazione.

18. Disposizioni finali

• Legge applicabile: legge italiana.
• Foro competente: per ogni controversia è esclusivamente competente il Foro di Milano.
• Se una clausola di questi Termini risultasse invalida, le restanti rimangono efficaci.
• La tolleranza verso una violazione non vale come rinuncia a far valere i propri diritti.

19. Contatti

Per domande su questi Termini o sul servizio: assistenza@sentinellapro.com — tel. 02 8219 7131. Per comunicazioni alla società: info@vigilpro.it, Vigil Pro S.r.l., Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano.