Termini di Servizio

Questi Termini regolano l'uso di Sentinella (sentinellapro.com), il gestionale in cloud per istituti di vigilanza privata. Il servizio è sviluppato e gestito da Vigil Pro S.r.l., sede legale in Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano, sede operativa in Via Mariani 1, Cernusco sul Naviglio (MI), P.IVA 13193690966, iscritta alla CCIAA di Milano. Contatti: assistenza@sentinellapro.com (assistenza sul prodotto), info@vigilpro.it (società), tel. 02 8219 7131.

Creando un account o usando Sentinella accetti questi Termini. Se li accetti per conto di un'azienda, dichiari di avere il potere di vincolarla; per gli obblighi della sezione 12 rispondi comunque anche in proprio.

Questi Termini sono un testo unico, uguale per tutti gli istituti. La sezione 21 riguarda soltanto gli istituti che chiedono e attivano la modalità Cassaforte (i dati riservati sul proprio server): per tutti gli altri non produce alcun effetto.

1. Servizio riservato a imprese e professionisti

Sentinella è un servizio B2B pensato per gli istituti di vigilanza privata e le imprese della sicurezza: è riservato a imprese, professionisti e organizzazioni che lo usano per la propria attività. Non è destinato ai consumatori. Le norme a tutela dei consumatori (incluso il diritto di ripensamento del Codice del Consumo) non si applicano a questo contratto.

2. Definizioni

• Istituto (o Tenant): l'impresa cliente che sottoscrive il servizio. Ogni istituto lavora in un'area separata e logicamente isolata dagli altri.
• Utenti ufficio: le persone autorizzate dall'istituto a usare il gestionale (pianificazione, personale, report, fatturazione).
• Operatori: i dipendenti e collaboratori dell'istituto che usano l'app operatore (turni, timbrature, segnalazioni).
• Anagrafiche: l'unità con cui si misurano i piani (sezioni 4 e 5). Sono anagrafiche i dipendenti e i liberi professionisti dell'istituto e i suoi fornitori, finché non sono archiviati, e gli utenti ufficio che non sono già fra i dipendenti o i liberi professionisti (li riconosciamo dallo stesso indirizzo email o dallo stesso nome e cognome). L'utente che ha aperto l'account dell'istituto non è mai un'anagrafica.
• Servizio: la piattaforma Sentinella, l'app operatore e le funzioni accessorie descritte sul sito.

3. Registrazione e account

Per usare Sentinella devi creare un account con dati veritieri e aggiornati. L'account è del tuo istituto: registrandoti dichiari di farlo per il tuo istituto, e non per conto o nell'interesse di altri. Le credenziali sono personali: sei responsabile della loro custodia e di tutto ciò che avviene tramite il tuo account. Se sospetti un accesso non autorizzato, avvisaci subito a assistenza@sentinellapro.com.

L'istituto è responsabile degli accessi che assegna ai propri utenti ufficio e operatori, e della loro revoca quando un rapporto di lavoro o collaborazione termina.

3-bis. Che cosa fa Sentinella, e che cosa resta a te

Sentinella è uno strumento di supporto organizzativo e amministrativo: aiuta a pianificare i turni, registrare le presenze, calcolare ore e costi, produrre report e documenti.

Sentinella non è un servizio di vigilanza, non è una centrale operativa, non è un consulente del lavoro e non è un sistema di sicurezza. Non esegue servizi, non garantisce coperture e non risponde della loro esecuzione.

Restano interamente e unicamente a tuo carico, verso i tuoi committenti, i tuoi dipendenti, gli enti e le autorità:

• la copertura effettiva dei servizi e la presenza degli operatori sul posto;
• il rispetto del CCNL, degli orari di lavoro, dei riposi, delle maggiorazioni e di ogni obbligo retributivo, contributivo e previdenziale;
• gli adempimenti di legge della vigilanza privata: licenze, autorizzazioni prefettizie, porto d'armi, sicurezza sul lavoro, privacy verso i tuoi dipendenti;
• la correttezza dei dati che inserisci — anagrafiche, tariffe, costi orari, date, turni. Il servizio elabora quello che riceve.

In particolare, Vigil Pro S.r.l. non risponde in alcun caso di turni scoperti, ritardi, assenze, mancate sostituzioni o servizi non eseguiti, né delle conseguenze economiche, contrattuali, disciplinari o sanzionatorie che ne derivano, quale che sia la causa: mancato utilizzo del servizio, dati errati o non aggiornati, mancata lettura di avvisi e notifiche, indisponibilità temporanea del servizio, guasti della rete o dei dispositivi.

Gli avvisi, i promemoria e le segnalazioni che il servizio produce — scadenze, buchi di copertura, documenti in scadenza — sono ausili, non garanzie: non sostituiscono i controlli che sei tenuto a fare.

4. Prova gratuita e piano Gratis

• Prova gratuita di 30 giorni: puoi avviare dal gestionale una prova di 30 giorni delle funzioni a pagamento, senza inserire alcuna carta di pagamento. I 30 giorni partono dal giorno in cui avvii la prova, non dalla registrazione; per avviarla servono l'email confermata e la partita IVA del tuo istituto in Dati azienda, non già usata da un altro istituto. Al termine della prova, se non attivi un piano a pagamento, hai ancora 5 giorni di uso pieno con un avviso; poi il servizio viene sospeso come previsto dalla sezione 6.1, finché non attivi un piano. Nessun addebito automatico a sorpresa: l'abbonamento parte solo quando lo attivi tu. Durante la prova il numero delle anagrafiche (sezione 2) non ha limite.
• Piano Gratis: fino a 5 anagrafiche (sezione 2) puoi usare Sentinella gratuitamente, senza limiti di tempo.

5. Piani e prezzi

Prezzi mensili, IVA esclusa:

Le anagrafiche si contano come dice la sezione 2. Quando il tuo istituto arriva al numero di anagrafiche del suo piano, Sentinella non ne lascia aggiungere altre, né riprenderne dall'archivio, finché non passi al piano successivo o, sul piano Business, non aggiungi lotti da 10 anagrafiche: quelle già presenti restano e il servizio continua. Per attivare un piano, o per passare a un altro, il piano scelto deve coprire le anagrafiche che il tuo istituto usa già. Nei periodi che ti diamo in omaggio il numero delle anagrafiche non ha limite.

Nessun costo di attivazione: per qualunque piano si paga soltanto il prezzo mensile della tabella.

6. Ciclo di fatturazione e pagamenti

• L'abbonamento è mensile, con addebito automatico sulla carta tramite Stripe.
• Il ciclo è ancorato al giorno di attivazione: se attivi il 17 luglio, il rinnovo scade il 17 agosto, poi il 17 settembre, e così via.
• I dati della carta sono raccolti e conservati esclusivamente da Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlanda) tramite pagina di pagamento ospitata. Sentinella non vede e non conserva il numero della tua carta: conserviamo solo l'identificativo cliente e le ultime 4 cifre, per riconoscere il metodo di pagamento.

6.1 Mancato pagamento

Se il rinnovo non va a buon fine:

1. hai 5 giorni di tolleranza, durante i quali il servizio resta attivo e l'ufficio riceve avvisi;
2. trascorsi i 5 giorni senza pagamento, il servizio viene sospeso per l'intero istituto: l'app operatori smette di funzionare e nel gestionale dell'ufficio resta disponibile soltanto la sezione Abbonamento, da cui puoi pagare ed esportare i tuoi dati.

La sospensione non cancella i tuoi dati (vedi sezione 14).

6.2 Riattivazione

Per riattivare il servizio si paga il mese pieno. La nuova scadenza è calcolata a partire dall'anniversario originale del tuo ciclo, non dal giorno del pagamento di riattivazione.

7. Assistente AI

L'Assistente AI è incluso in tutti i piani dal 26 luglio 2026, senza costi aggiuntivi (in precedenza era un modulo facoltativo a 35 €/mese, attivabile su richiesta). Comprende funzioni come la lettura di attestati PDF, lo smistamento dei cedolini per dipendente, la riscrittura delle segnalazioni dal campo, l'analisi dell'andamento e l'assistente turni «il Maresciallo», che risponde alle domande dell'ufficio sui dati dell'istituto e propone come coprire i turni scoperti.

Il canone include un consumo mensile incluso. Se il consumo incluso si esaurisce prima della fine del mese, le funzioni AI si mettono in pausa e riprendono automaticamente all'inizio del ciclo successivo, senza costi aggiuntivi e senza addebiti extra a sorpresa.

Che cosa riceve il fornitore AI. Ogni funzione AI invia al fornitore di intelligenza artificiale indicato nel DPA soltanto i dati che servono alla richiesta in corso, nel momento in cui un utente dell'istituto la fa. Per il Maresciallo sono la domanda, la conversazione in corso e i dati dell'istituto che servono a rispondere: per esempio nomi, turni, ore e assenze del personale (senza il motivo dell'assenza), scadenze dei documenti, clienti e servizi e, solo per gli utenti che hanno i relativi permessi, tariffe, costi e numeri economici. L'elenco completo è nell'Informativa Privacy. Il fornitore non usa questi dati per addestrare i propri modelli.

L'assistente propone, l'istituto decide. Le risposte dell'Assistente AI sono suggerimenti: possono contenere errori e vanno controllate. Il Maresciallo non modifica nulla da solo: assegnazioni e regole diventano effettive solo quando un utente dell'istituto le conferma, e da quel momento sono scelte dell'istituto (sezione 3-bis).

Il trattamento dei dati tramite il fornitore AI è descritto nella sezione 15 e nell'Informativa Privacy.

8. Variazioni di prezzo

Possiamo modificare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato via email all'indirizzo dell'istituto. Il nuovo prezzo si applica solo dal rinnovo successivo alla scadenza del preavviso. Se non accetti il nuovo prezzo, puoi disdire liberamente prima del rinnovo (sezione 9).

9. Durata e disdetta

• Nessun vincolo pluriennale: l'abbonamento si rinnova di mese in mese.
• Puoi disdire in qualsiasi momento, con effetto alla fine del periodo già pagato. Fino a quella data il servizio resta pienamente attivo, salvo le sospensioni previste dalle sezioni 6, 10, 12 e 21.
• I canoni già pagati per il periodo in corso non sono rimborsabili.
• Se risolviamo il contratto per una violazione della sezione 12, il rapporto cessa dal giorno della comunicazione e i canoni già pagati per il periodo in corso non sono rimborsati.
• L'export dei tuoi dati in autonomia è sempre disponibile, prima e dopo la disdetta (sezione 14).

10. Obblighi del cliente

Usando Sentinella ti impegni a:

• usare il servizio in modo lecito e conforme a questi Termini, senza tentare di violarne la sicurezza, aggirare i limiti del piano o accedere a dati di altri istituti;
• garantire di avere una base giuridica valida per i dati che carichi (dati di dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori) e di fornire agli interessati le informative necessarie;
• rispettare gli adempimenti giuslavoristici legati agli strumenti di lavoro. In particolare, per la funzione di geolocalizzazione a geofence (sezione 11), gli adempimenti previsti dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalla Nota INL 1511/2026 — accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, ove richiesti — sono a carico esclusivo dell'istituto, in quanto titolare del trattamento e datore di lavoro;
• mantenere aggiornati i dati di fatturazione e i contatti dell'ufficio.

In caso di violazioni gravi di questi obblighi possiamo sospendere l'account, previa comunicazione ove possibile. Per le violazioni della sezione 12 (copia del servizio e uso per prodotti concorrenti) vale quanto previsto al punto 12.6.

11. Geolocalizzazione (geofence)

L'app operatore registra solo l'evento di entrata e di uscita dall'area del servizio (geofence), con le coordinate del punto. Non registra mai il percorso né la posizione continua dell'operatore. Il consenso informato dell'operatore è raccolto nell'app al primo accesso. Sentinella fornisce uno strumento progettato per la minimizzazione dei dati; resta a carico dell'istituto quanto previsto alla sezione 10.

11-bis. Firma elettronica dei documenti e attestazione sul processo di firma

Che cos'è. Sentinella permette al tuo istituto di far firmare ai propri operatori, nell'app «Sentinella in Servizio», alcuni documenti del rapporto: oggi il contratto di assegnazione dell'auto e il contratto di assunzione o il rinnovo che il tuo ufficio allega nella scheda dell'operatore. È una firma elettronica con codice monouso: quando un documento parte per la firma, Sentinella lo fissa in un file PDF e ne calcola l'impronta; l'operatore lo apre nell'app, dove entra con il suo accesso personale, chiede un codice che Sentinella manda all'indirizzo email registrato nella sua scheda e lo scrive per confermare. Il codice vale pochi minuti e ammette un numero limitato di tentativi. A conferma avvenuta Sentinella aggiunge in fondo al PDF una pagina di riepilogo della firma, salva il file firmato con la sua impronta e ne manda una copia all'operatore per email.

Che cosa si registra. Per ogni firma Sentinella registra: l'impronta del documento da firmare e quella del file firmato; quando il documento è partito per la firma e, se lo ha mandato una persona del tuo ufficio, chi; quando l'operatore lo ha aperto nell'app; l'indirizzo email a cui è partito il codice, quando è partito, quanti codici sono stati chiesti e quanti tentativi sbagliati ci sono stati; la data e l'ora della conferma, secondo l'orologio del server; l'indirizzo IP da cui è arrivata la conferma, come lo vede il server; il dispositivo, cioè il testo con cui l'app o il browser si presenta, e la versione dell'app; l'esito dell'invio delle email con il codice e con la copia. Il codice non si conserva mai in chiaro, e alla firma non si registra la posizione. I file e queste registrazioni li custodisce Vigil Pro S.r.l. per conto del tuo istituto, sui server di Sentinella nell'Unione Europea, per la durata del contratto e poi come prevede il DPA (sezione 12); restano anche se il documento viene tolto dalla scheda o se la scheda dell'operatore viene eliminata, perché sono la prova della firma. Il dettaglio è nel DPA, sezione 7-ter.

Che valore ha, e che cosa resta a te. A una firma elettronica non si possono negare effetti giuridici né l'ammissibilità come prova in giudizio per il solo motivo della sua forma elettronica (articolo 25 del Regolamento (UE) n. 910/2014); il valore di prova di un documento firmato in questo modo è liberamente valutabile dal giudice, in relazione alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità (articolo 20, comma 1-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82). Sei tu a scegliere quali documenti far firmare così e a verificare, con il tuo consulente, che questa firma basti per quell'atto: per gli atti per cui la legge richiede una forma o un tipo di firma con requisiti più stringenti, non basta. Sentinella custodisce i file firmati come gli altri documenti del tuo istituto: non è un servizio di conservazione dei documenti informatici secondo le Linee guida dell'AgID e non appone marche temporali. L'indirizzo email e l'accesso all'app dei tuoi operatori li gestisce il tuo ufficio (sezione 3): tenerli corretti e personali è ciò che lega la firma alla persona. L'informativa agli operatori sulla firma è nell'informativa dell'app, che Vigil Pro S.r.l. pubblica su sentinellapro.com/privacy-app.

Attestazione sul processo di firma. Se una firma raccolta in Sentinella viene contestata, su richiesta scritta del tuo istituto Vigil Pro S.r.l., come fornitore tecnico del sistema, rilascia un'«Attestazione sul processo di firma elettronica» per quella firma: un documento PDF numerato che descrive come funziona il sistema, riporta che cosa ha registrato (chi ha firmato, che cosa e quando, le impronte, la cronologia, le email, l'indirizzo IP e il dispositivo) e dà l'esito del controllo dei file rifatto al momento del rilascio. Per prepararla usiamo soltanto i dati della firma: il testo del documento non entra nell'attestazione e nessuno di noi lo legge, e i file si rileggono solo per ricalcolarne l'impronta. L'attestazione mette i fatti davanti a chi deve valutarli, e la valutazione resta del giudice: non è una perizia, non esprime un giudizio sulla validità della firma e non garantisce l'esito di un giudizio. La consegniamo al tuo istituto. La rilasciamo anche quando lo impone un obbligo di legge o un ordine dell'autorità, e in quel caso ti informiamo come previsto dal DPA (sezione 4); se la chiede l'operatore o un'altra persona, inoltriamo la richiesta a te. Ogni rilascio prende un numero e resta scritto nel nostro registro dei rilasci, con chi l'ha chiesta e perché: puoi chiederci l'elenco di quelli che riguardano il tuo istituto. Il registro resta anche dopo la cancellazione totale dei dati del tuo istituto, come dice il DPA (sezione 8).

11-ter. Agevolazioni sul personale e domande alle persone

La funzione «Agevolazioni sul personale» segnala e prepara, non decide e non presenta domande: ogni segnalazione è «possibile, da verificare», e la verifica dei requisiti, le domande all'INPS o all'INAIL e i conguagli restano al tuo istituto e al tuo consulente del lavoro (sezione 3-bis). Per capire se un'assunzione può rientrare in un'agevolazione, il tuo ufficio può fare alle persone alcune domande chiuse e facoltative: a voce, scrivendo lui le risposte, oppure mandandole con un clic, una persona alla volta, nell'app «Sentinella in Servizio», dove la persona sceglie la lingua (italiano, inglese, francese o arabo), legge l'informativa, risponde da sola e può saltarle. A chi lavora già si fanno soltanto le domande la cui risposta può ancora cambiare l'esito di un'agevolazione ancora ottenibile per quella persona. Nell'app la persona non vede mai importi, nomi delle agevolazioni o esiti, e le domande non riguardano mai salute, invalidità, origine, convinzioni, gravidanza o vicende giudiziarie. L'informativa sulle domande la prepara Sentinella con i dati del tuo istituto; la base giuridica e la tua informativa completa restano a tuo carico, come titolare (sezione 10). Chi vede le risposte, come sono protette e per quanto si conservano è scritto nel DPA: sezioni 7-bis e 12 e Allegato A.

12. Proprietà intellettuale, licenza d'uso, riservatezza e divieto di copia

12.1 Che cosa è nostro e che cosa ti concediamo

Sentinella è un servizio erogato in cloud: il programma resta installato sui nostri server e non ti viene consegnata alcuna copia; il codice che il tuo browser riceve per mostrare le pagine ti è trasmesso al solo scopo di far funzionare il servizio. Il codice, l'interfaccia, la grafica, le icone, i testi, la disposizione e la sequenza delle schermate, i video, le guide, la documentazione, il nome e il marchio Sentinella sono e restano di proprietà esclusiva di Vigil Pro S.r.l., che li tutela come opere dell'ingegno e come segno distintivo; ciò che non è visibile dall'esterno (il codice del server, l'architettura, le regole di calcolo) è tutelato anche come informazione riservata.

Ti concediamo un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile, per la durata del contratto, riservato agli istituti di vigilanza privata, alle imprese della sicurezza e ai professionisti del settore, e limitato a un solo scopo: gestire il tuo istituto. La prova gratuita e il piano Gratis servono a capire se Sentinella fa per il tuo istituto e a usarla per il tuo istituto. Nessun altro uso è compreso: in particolare non lo è mai lo studio del servizio per conto di altri, né il suo uso per realizzare un prodotto che faccia le stesse cose, anche se a farlo è un istituto vero. Chi accede senza avere queste qualità, o per uno scopo diverso, usa il servizio senza averne il diritto.

12.2 Che cosa non puoi fare

Puoi usare Sentinella per la tua attività e, nel farlo, osservare, studiare e provare come funziona: la legge te lo garantisce (punto 12.5) e non te lo togliamo. Le idee e i principi su cui il servizio si basa non sono protetti dalla legge e non li rivendichiamo; quello che è nostro è il modo in cui li abbiamo espressi, e quello che hai promesso è di usare il servizio solo per il tuo istituto. Perciò, con qualunque mezzo, a mano o con programmi, da solo o tramite altri, non puoi:

• a) riprodurre, in tutto o in parte, le schermate, i testi, la grafica, la struttura e la sequenza delle schermate o i flussi di Sentinella in un altro software, servizio, documento di progetto o materiale, né farli riprodurre;
• b) usare Sentinella, o quello che ne ricavi (schermate, registrazioni, testi, regole, dati di prova, risposte dell'assistenza), per progettare, sviluppare, far sviluppare, alimentare o migliorare un software o un servizio che faccia le stesse cose, né passare quello che ne ricavi a chi lo fa;
• c) accedere al servizio, o usare la prova gratuita e il piano Gratis, per conto o nell'interesse di chi produce, sviluppa o rivende software gestionali; registrarti, o farti registrare, per conto o nell'interesse di un terzo senza dircelo; prestare il tuo istituto perché un terzo osservi il servizio;
• d) dare accesso al servizio, o consegnare materiali che lo riguardano, a chi sviluppa, vende o rivende software gestionali, a chi lavora per loro e a chi è incaricato di studiare il servizio per conto di altri. Il divieto vale anche se li hai chiamati tu e anche se fanno parte del tuo stesso gruppo;
• e) usare scraper, crawler, bot, registratori di sessione, programmi di intelligenza artificiale o altri strumenti automatici per raccogliere, estrarre o riprodurre in modo massivo o sistematico schermate, testi, funzioni o codice del servizio: ci riserviamo espressamente ogni estrazione di testo e di dati (articoli 70-ter e 70-quater della legge 633/1941). Restano esclusi i dati del tuo istituto, che puoi esportare ed elaborare come vuoi (sezione 14), e gli strumenti che ti aiutano nel lavoro di ogni giorno, per esempio un lettore di schermo o un assistente che compila un modulo;
• f) decompilare o disassemblare il servizio, estrarne il codice o la struttura del database, aggirare le sue protezioni o i limiti del piano, salvo nei casi e nei limiti in cui l'articolo 64-quater della legge 633/1941 lo consente per ottenere l'interoperabilità con un altro programma;
• g) concedere in sublicenza, noleggiare o rivendere il servizio, condividerlo fra più istituti o usarlo per conto di terzi;
• h) dare accesso ad altre persone esterne al tuo istituto (per esempio il consulente del lavoro, il commercialista o il tecnico informatico) se non per il servizio che rendono al tuo istituto, con un impegno di riservatezza e sotto la tua responsabilità;
• i) rimuovere o alterare marchi, avvisi di proprietà o riferimenti a Vigil Pro;
• l) pubblicare o diffondere schermate, video o registrazioni del servizio, o usarne parti in materiali commerciali, pubblicazioni o confronti diffusi al pubblico, senza il nostro consenso scritto. Restano libere le tue opinioni sul servizio, anche pubbliche, e ogni recensione che vorrai lasciare.

12.3 Schermate e registrazioni per uso interno

Puoi fare schermate e registrazioni di Sentinella per il lavoro del tuo istituto: formare i tuoi utenti, tenere le tue istruzioni interne, chiederci assistenza. Restano riservate: le tieni dentro il tuo istituto, non le consegni a persone esterne, non le pubblichi e non le usi per gli scopi vietati al punto 12.2. Le cancelli quando l'account viene chiuso, salvo quelle che ti servono per documentare il lavoro già fatto.

12.4 Riservatezza

Tutto quello che di Sentinella vedi o ricevi usandola, e che non è pubblicato sul sito sentinellapro.com (schermate, flussi, regole di calcolo, testi, documentazione, risposte dell'assistenza, funzioni in prova), è informazione riservata di Vigil Pro S.r.l. Te la affidiamo solo per usare il servizio. La tratti come tratti i tuoi segreti aziendali: la conosce chi nel tuo istituto ne ha bisogno, e nessun altro. Questo vale anche per i tuoi utenti ufficio e i tuoi operatori: sei tu a informarli, a farla rispettare e a togliere loro l'accesso quando il rapporto finisce (sezione 3). Non è riservato ciò che è già pubblico per fatto non tuo, né ciò che devi rivelare per un obbligo di legge.

12.5 Che cosa resta tuo diritto per legge

Puoi osservare, studiare e mettere alla prova come funziona Sentinella mentre la usi per il tuo istituto: è un diritto che la legge ti riconosce e che nessun contratto può toglierti (articolo 64-ter, comma 3, della legge 22 aprile 1941, n. 633). Lo stesso vale per la decompilazione, nei soli casi e limiti dell'articolo 64-quater della stessa legge. Questi diritti non ti permettono però di usare il servizio per uno scopo diverso da quello del punto 12.1, di riprodurre le sue parti protette, né di consegnare ad altri le informazioni riservate del punto 12.4. Ogni altro uso richiede il nostro consenso scritto.

12.6 Se la regola non viene rispettata

Le violazioni delle lettere da a) a g) del punto 12.2 e del punto 12.4 sono per noi le più gravi. Per ciascuna di esse ci riserviamo, in deroga alla sezione 10, di sospendere subito l'accesso e di risolvere il contratto ai sensi dell'articolo 1456 del codice civile, con una comunicazione scritta, anche per email all'indirizzo dell'account. Per le altre violazioni di questa sezione si applica la sezione 10.

Per ciascuna di queste condotte ti impegni a pagarci, a titolo di penale ai sensi dell'articolo 1382 del codice civile, 20.000 euro, senza che dobbiamo provare il danno e fatto salvo il risarcimento del maggior danno. La penale è dovuta una sola volta per ciascuna condotta, anche se protratta nel tempo o compiuta con più atti diretti allo stesso scopo; se la condotta continua dopo la nostra diffida scritta, paghi altri 500 euro per ogni giorno in cui continua. Le parti considerano questi importi proporzionati al valore del software e al costo del suo sviluppo, che non hanno rapporto con il canone del piano. Alle pretese di Vigil Pro S.r.l. per le violazioni di questa sezione non si applicano il tetto e il termine di decadenza della sezione 16, che riguardano soltanto la responsabilità di Vigil Pro verso l'istituto.

La sospensione rientra nell'esclusione di responsabilità della sezione 3-bis; i dati del tuo istituto restano tuoi e ti vengono restituiti come previsto dalla sezione 14. Restano ferme tutte le tutele che la legge ci dà, fra cui quelle della legge sul diritto d'autore (legge 633/1941), del codice della proprietà industriale (d.lgs. 30/2005, compresi gli articoli 98 e 99 per il codice e le informazioni non accessibili dall'esterno) e dell'articolo 2598 del codice civile sulla concorrenza sleale, comprese la concorrenza parassitaria e l'imitazione servile. Queste tutele valgono anche verso chi non ha accettato questi Termini.

12.7 Chi risponde, e per quanto tempo

L'istituto risponde del rispetto di questa sezione da parte di tutti gli utenti a cui dà accesso, di chiunque usi le sue credenziali e delle persone esterne a cui consegna accessi o materiali, anche se agiscono per conto di altri. Chi entra in Sentinella senza aver accettato questi Termini compie un accesso non autorizzato: ne risponde l'istituto che lo ha permesso. La persona che accetta questi Termini per conto dell'istituto risponde in solido con esso degli obblighi di questa sezione, anche se l'istituto non esiste o non l'ha autorizzata.

Gli obblighi di questa sezione valgono dalla registrazione, durante la prova gratuita e sul piano Gratis; per gli istituti registrati con una versione precedente dei Termini valgono dal giorno in cui accettano questa versione (sezione 17). Dopo la chiusura dell'account restano in vigore: il divieto di riprodurre le parti protette, finché dura la tutela di legge; la riservatezza, finché le informazioni non diventano pubbliche per fatto nostro; il divieto di usare quello che hai ricavato dal servizio per un software o un servizio concorrente, per cinque anni; la penale per le condotte compiute in violazione di questi obblighi.

12.8 I tuoi dati

I dati che carichi restano tuoi. Ci concedi solo i diritti tecnici necessari a erogarti il servizio (memorizzazione, copie di sicurezza, elaborazione). Che cosa questo significa in concreto, e che cosa ci impegniamo a non fare, è scritto nella sezione 15.

12-bis. Referenze commerciali

Ci autorizzi a indicare il tuo istituto fra i clienti di Sentinella: possiamo citare la denominazione e il logo del tuo istituto sul sito sentinellapro.com, nelle presentazioni, nei materiali commerciali e sui canali social di Sentinella, con il solo significato di «questo istituto usa Sentinella». Non diffondiamo altro: nessun dato, nessun numero, nessun nome di tuoi clienti o dipendenti, nessun dettaglio sul modo in cui usi il servizio. Per una testimonianza, un'intervista o un caso studio ti chiederemo un consenso separato e per iscritto.

Puoi revocare questa autorizzazione in qualsiasi momento, senza motivazione, scrivendo a assistenza@sentinellapro.com dall'indirizzo con cui è registrato l'istituto: entro 30 giorni togliamo il riferimento dal sito e dai materiali che controlliamo. Ciò che è già stato stampato o pubblicato da terzi prima della revoca non può essere ritirato.

13. Livello di servizio

• Il servizio è fornito «così com'è»: non garantiamo un funzionamento ininterrotto, privo di errori, né la compatibilità con qualsiasi dispositivo, browser o rete.
• Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile e funzionante con la diligenza commercialmente ragionevole di un fornitore professionale, e a ripristinare le interruzioni in tempi ragionevoli.
• Restano esclusi i disservizi che dipendono da terzi — connettività, servizi cloud, negozi delle applicazioni, gestori di posta e di notifiche — o dai dispositivi degli utenti e dalla loro configurazione.
• L'infrastruttura è ospitata su datacenter nell'Unione Europea, con copie di sicurezza automatiche e cifrate, cifratura in transito (TLS) e le misure di sicurezza descritte nella sezione 15 e nell'Allegato A del DPA.
• Possiamo eseguire manutenzioni programmate o urgenti; per quelle programmate cerchiamo di scegliere orari a basso impatto e di avvisare in anticipo.
• Questi Termini non prevedono livelli di servizio garantiti (SLA) con percentuali, né penali o indennizzi automatici a carico di Vigil Pro per interruzioni o malfunzionamenti.

14. Dati alla cessazione del contratto

• Puoi esportare i tuoi dati in autonomia in qualsiasi momento, anche durante la sospensione per mancato pagamento e dopo la disdetta.
• Se sospendiamo o chiudiamo l'account per una violazione (sezioni 10 e 12), l'accesso al gestionale è bloccato e l'export in autonomia non è possibile: i dati del tuo istituto ti vengono comunque restituiti, su richiesta scritta a assistenza@sentinellapro.com dall'indirizzo con cui è registrato l'istituto, come previsto dal DPA. Conservazione e cancellazione seguono i punti che seguono.
• Dopo la cessazione del contratto conserviamo i dati del tuo istituto per un periodo limitato, indicato nell'Informativa Privacy, per darti il tempo di completare l'export o di riattivare l'account.
• Trascorso tale periodo, i dati vengono cancellati, salvo ciò che dobbiamo conservare per obblighi di legge (ad esempio i documenti fiscali).
• Se il tuo istituto usa la modalità Cassaforte, quanto sopra vale per i dati riservati nella loro forma cifrata: la copia in chiaro è sul tuo server (sezione 21).

15. Protezione dei dati personali e riservatezza dei tuoi dati

Per i dati che l'istituto carica sulla piattaforma (anagrafiche di dipendenti e collaboratori, dati contrattuali e retributivi, timbrature, certificazioni e idoneità, segnalazioni, anagrafiche di clienti e fornitori), l'istituto è titolare del trattamento e Vigil Pro S.r.l. agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Il rapporto è regolato dall'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), che è parte integrante di questi Termini e si intende accettato con la loro accettazione. I dettagli su categorie di dati, sub-responsabili (hosting nell'Unione Europea, il servizio di invio delle email, il fornitore delle funzioni AI, i servizi push dei browser per le notifiche, i servizi che mettono gli indirizzi sulla mappa, disegnano le mappe e calcolano km e tempi su strada), misure di sicurezza e trasferimenti extra-UE con relative garanzie sono descritti nel DPA e nell'Informativa Privacy pubblicata sul sito.

15.1 I tuoi dati sono tuoi: che cosa non facciamo

Tutto ciò che il tuo istituto carica o genera in Sentinella — anagrafiche e documenti di dipendenti e collaboratori, turni, timbrature, segnalazioni, anagrafiche dei tuoi clienti, tariffe, fatture, fornitori — resta di tua esclusiva proprietà e disponibilità. Lo trattiamo soltanto per erogarti il servizio, secondo le tue istruzioni e per il tempo del contratto. In particolare Vigil Pro S.r.l. si impegna a non:

• usare i tuoi dati per finalità proprie, commerciali, promozionali o di qualsiasi altro tipo;
• venderli, cederli, noleggiarli o comunicarli a terzi, salvo i sub-responsabili indicati nel DPA, Google per i suggerimenti degli indirizzi e la foto aerea delle prove di presenza, che il DPA indica come titolare autonomo (sezione 7), e gli obblighi di legge;
• usarli per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi;
• usarli per fare concorrenza al tuo istituto, per contattare i tuoi clienti, i tuoi fornitori o i tuoi dipendenti, o per trarne informazioni commerciali;
• consultarli senza motivo: il personale di Vigil Pro accede ai dati del tuo istituto soltanto per l'assistenza che chiedi, per la manutenzione del servizio o per obblighi di legge, per il tempo necessario e sotto vincolo di riservatezza.

L'unica elaborazione a nostro beneficio è statistica, aggregata e anonima: contatori complessivi della piattaforma (per esempio il numero totale di turni pianificati o di ore gestite da tutti gli istituti insieme), dai quali non è possibile risalire al tuo istituto, ai tuoi clienti né alle persone.

15.2 Come li proteggiamo

Proteggiamo i tuoi dati da accessi non autorizzati, perdita e attacchi esterni nel limite massimo che la tecnica rende ragionevolmente possibile, con misure proporzionate al rischio (art. 32 GDPR) e descritte nell'Allegato A del DPA: cifratura in transito (TLS) su ogni collegamento, cifratura dei segreti applicativi e delle copie di sicurezza, isolamento logico di ogni istituto dagli altri, controllo e registrazione degli accessi, protezione dei server contro le intrusioni, aggiornamenti continui. Chi vuole che i dati più riservati restino sotto una chiave che non lascia mai il proprio server può chiedere la modalità Cassaforte (sezione 21). Nessun sistema informatico è inviolabile in assoluto: se, nonostante le misure adottate, si verificasse una violazione, la gestiamo e te la comunichiamo come previsto dal DPA (sezione 9), collaborando alle notifiche che ti competono.

15.3 Se non rispettassimo questi impegni

Gli impegni di questa sezione sono obbligazioni contrattuali di Vigil Pro S.r.l. verso il tuo istituto, che si aggiungono a quelle di legge. Se li violassimo — per esempio usando le anagrafiche dei tuoi clienti o le tue tariffe per finalità nostre — puoi far valere ogni tuo diritto davanti al giudice, compreso il risarcimento del danno: a un uso dei tuoi dati per finalità diverse dall'erogazione del servizio, commesso con dolo o colpa grave, non si applicano il tetto e le esclusioni della sezione 16.

Per i dati di fatturazione e pagamento dell'abbonamento, Vigil Pro agisce come titolare autonomo e si avvale di Stripe, come descritto nell'Informativa Privacy.

Referente privacy: il titolare, raggiungibile a assistenza@sentinellapro.com.

16. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, e salvo i casi di dolo o colpa grave:

• la responsabilità complessiva di Vigil Pro S.r.l. derivante da o connessa a questo contratto è limitata all'importo dei canoni pagati dall'istituto nei 12 mesi precedenti l'evento che ha originato il danno;
• Vigil Pro S.r.l. non risponde di danni indiretti o consequenziali, quali perdita di profitti, perdita di opportunità commerciali, danni d'immagine o perdita di dati imputabile a cause non dipendenti da Vigil Pro;
• Vigil Pro S.r.l. non risponde dei contenuti e dei dati caricati dall'istituto, né dell'uso del servizio in violazione di legge o di questi Termini, né dei mancati adempimenti a carico dell'istituto (inclusi quelli delle sezioni 3-bis, 10 e 12).

Manleva: ci tieni indenni dalle pretese di terzi — tuoi committenti, tuoi dipendenti, enti — che derivino dall'uso che fai del servizio o dai dati che vi inserisci.

Termine per agire: ogni richiesta di risarcimento dell'istituto verso Vigil Pro S.r.l. va proposta entro dodici mesi dal fatto che l'ha originata; decorso quel termine decade. È cosa diversa dal tetto di cui sopra, che riguarda l'importo. Né il tetto né questo termine si applicano alle pretese di Vigil Pro S.r.l. per le violazioni della sezione 12.

Nulla in questa sezione esclude responsabilità che per legge non possono essere escluse o limitate, né si applica all'uso dei dati dell'istituto per finalità diverse dall'erogazione del servizio commesso con dolo o colpa grave (sezione 15.3).

17. Modifiche ai Termini

Possiamo aggiornare questi Termini. Le modifiche di poco conto (correzioni, chiarimenti, aggiornamento dei riferimenti) hanno effetto dalla pubblicazione su sentinellapro.com/termini. Le modifiche rilevanti le comunichiamo nel gestionale: al primo accesso dopo la pubblicazione un riquadro indica che cosa è cambiato e chiede una nuova accettazione esplicita dell'istituto, che può dare una persona sola per tutti. Le modifiche hanno effetto da quell'accettazione; finché non arriva, il gestionale resta fermo per gli utenti dell'istituto. Se non le accetti, puoi disdire e chiederci l'esportazione dei tuoi dati (sezioni 9 e 14).

18. Disposizioni finali

• Legge applicabile: legge italiana.
• Foro competente: per ogni controversia è esclusivamente competente il Foro di Milano.
• Se una clausola di questi Termini risultasse invalida, le restanti rimangono efficaci.
• La tolleranza verso una violazione non vale come rinuncia a far valere i propri diritti.

19. Clausole approvate specificamente

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, in fase di registrazione ti viene chiesta una seconda approvazione, distinta da quella generale, delle clausole elencate qui sotto. Senza quella approvazione specifica queste clausole non sono opponibili.

• Sezione 3-bis — natura del servizio ed esclusione di responsabilità per turni scoperti e servizi non eseguiti
• Sezione 6 — rinnovo automatico, ciclo di fatturazione e sospensione dell'accesso per mancato pagamento
• Sezione 9 — durata e disdetta
• Sezione 12 — licenza riservata agli istituti di vigilanza e per uso interno, divieti di copia, di estrazione automatica e di accesso a terzi, riservatezza, sospensione immediata e risoluzione di diritto, penale di 20.000 euro, responsabilità solidale di chi accetta, obblighi che sopravvivono alla chiusura dell'account
• Sezione 13 — servizio fornito «così com'è», assenza di livelli di servizio garantiti e di penali
• Sezione 16 — limitazione ed esclusione di responsabilità, e manleva
• Sezione 18 — foro esclusivo di Milano
• Sezione 21 — modalità Cassaforte (solo se attivata): nessuna copia di sicurezza nostra dei dati riservati, sospensione del servizio senza collegamento, perdita della chiave a carico dell'istituto, esclusioni di responsabilità

Di ogni accettazione conserviamo data, ora, indirizzo IP e versione del testo accettata.

20. Contatti

Per domande su questi Termini o sul servizio: assistenza@sentinellapro.com — tel. 02 8219 7131. Per comunicazioni alla società: info@vigilpro.it, Vigil Pro S.r.l., Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano.

21. Modalità Cassaforte: dati riservati sul server dell'istituto

Questa sezione si applica soltanto agli istituti che chiedono la modalità Cassaforte e per i quali Vigil Pro la attiva dal proprio pannello. Per tutti gli altri istituti non produce alcun effetto: i loro dati sono conservati come descritto nelle sezioni 13, 14 e 15.

Che cos'è. Su richiesta dell'istituto, Vigil Pro S.r.l. può attivare la modalità Cassaforte. In questa modalità i dati riservati dell'istituto sono conservati sui server di Sentinella esclusivamente in forma cifrata (AES-256-GCM), con una chiave che risiede soltanto su un server dell'istituto, dentro il servizio software «cassaforte» fornito da Vigil Pro. Lo stesso servizio conserva sul server dell'istituto una copia in chiaro dei dati riservati («specchio»), aggiornata di continuo. La cassaforte comunica la chiave ai server di Sentinella a ogni contatto, per il solo tempo dell'elaborazione: la chiave è tenuta in memoria volatile, mai scritta su disco né nei registri, e Vigil Pro non ne conserva alcuna copia.

Dati riservati. Sono dati riservati: l'anagrafica dei clienti dell'istituto (ragione sociale, referente, contatti, sede, partita IVA e codice fiscale, codice destinatario e PEC, condizioni di pagamento, note); nome, luogo, indirizzo, coordinate, istruzioni e note sugli orari dei servizi; le tariffe applicate ai clienti, comprese quelle storiche; e i testi che li ricopiano: il registro delle operazioni sui turni, destinatario e oggetto di tutte le email inviate per conto dell'istituto (ai clienti, al consulente del lavoro, le copie all'ufficio) e delle prove di presenza, righe e imponibile delle fatture generate, tariffa, fatturato perso, nota e nome del responsabile dei servizi non coperti, le analisi dell'assistente AI, il testo delle regole che l'istituto scrive per il Maresciallo, i titoli e i file dei contratti e preventivi caricati; degli impianti, nome, indirizzo, coordinate, note e tariffe, e i testi e gli importi di interventi, ticket, listini e resoconti.

Tutto il resto — operatori, turni, timbrature (comprese le loro posizioni GPS, che stanno vicino al posto di servizio), assenze, segnalazioni scritte dagli operatori con le loro foto, documenti e buste paga degli operatori, gli allegati delle istruzioni operative (file e nomi), fornitori, veicoli, comunicazioni — resta conservato come per ogni altro istituto (sezione 15), e i contatori pubblici di Sentinella continuano a ricevere soli numeri aggregati e anonimi. Fanno eccezione anche i rapporti con altri istituti che usano Sentinella (Istituti collegati): l'esistenza del collegamento, l'identità dei due istituti e le ricerche fatte per trovarli restano visibili alla piattaforma, perché senza non potrebbero funzionare; l'anagrafica che l'istituto scrive per quel cliente resta comunque cifrata. Le voci e i registri di sistema del servizio non contengono i dati riservati.

Funzioni AI. Quando un utente dell'istituto usa una funzione dell'Assistente AI (sezione 7) che ha bisogno di dati riservati — per esempio il Maresciallo, che per proporre una copertura deve sapere di quale servizio e di quale cliente si tratta, o la riscrittura delle istruzioni di un servizio —, quei dati vengono decifrati per il solo tempo della richiesta e inviati al fornitore di intelligenza artificiale indicato nel DPA, insieme agli altri dati che servono alla stessa richiesta. Vigil Pro non ne conserva copie in chiaro. L'invio parte sempre da una richiesta di un utente dell'istituto.

Indirizzi, mappe, km e tempi di viaggio. Mentre un utente dell'istituto scrive un indirizzo, il testo scritto fin lì viene inviato al servizio di suggerimenti degli indirizzi indicato nel DPA. Per mettere sulla mappa un servizio o un impianto, quando l'istituto ne salva l'indirizzo, lo scrive nel Simulatore distanze o importa gli impianti da un foglio, il testo dell'indirizzo viene inviato al servizio di geocodifica indicato nel DPA, senza il nome del servizio, dell'impianto né del cliente; per completare il CAP nelle città che ne hanno più di uno, allo stesso servizio possono andare la via e il comune della sede di un cliente o di un fornitore. Le coordinate ricavate sono conservate cifrate, come gli altri dati riservati. Le mappe di Sentinella e quella delle prove di presenza si disegnano con le tessere e le foto aeree dei fornitori indicati nel DPA, che ricevono la zona mostrata o la posizione del posto. Per la distanza in km fra un servizio e gli operatori (Board e Simulatore distanze) e per il tempo di viaggio fra due turni attaccati dello stesso operatore su servizi diversi, verso il servizio di percorsi indicato nel DPA, dei servizi escono soltanto le posizioni arrotondate a circa 1 km, senza nomi, indirizzi né clienti: le coordinate esatte dei servizi non escono. Per la distanza in km escono anche le posizioni delle basi di partenza degli operatori, che non sono dati riservati e non vengono arrotondate. Ogni invio parte da un'azione di un utente dell'istituto.

Email. Le email che l'istituto spedisce da Sentinella (per esempio i report ai clienti e le prove di presenza) contengono i dati riservati che servono al messaggio e partono leggibili, come ogni email: il servizio di invio indicato nel DPA ne conserva contenuto, destinatari e registri di consegna per il tempo scritto nel DPA, e chi le riceve le conserva secondo le regole del proprio servizio di posta. Nel registro degli invii di Sentinella destinatario e oggetto restano cifrati.

Ruoli. Vigil Pro resta responsabile del trattamento (sezione 15 e DPA) per ciò che conserva sui propri server, in chiaro o cifrato, e gli impegni della sezione 15 valgono anche per i dati riservati cifrati. Il server su cui gira la cassaforte, la chiave e lo specchio sono sotto il controllo esclusivo dell'istituto: per quella copia l'istituto è l'unico a rispondere, verso i propri interessati e le autorità, della sicurezza, della conservazione e degli adempimenti di legge.

Obblighi dell'istituto. L'istituto: installa il servizio cassaforte su un proprio server, sempre acceso e con accesso a internet in uscita, seguendo le istruzioni fornite e senza modificarne il codice; installa gli aggiornamenti del servizio quando Vigil Pro glieli fornisce; non condivide con terzi le credenziali di collegamento; custodisce la chiave e ne conserva una copia di sicurezza fuori dal server, insieme allo specchio; protegge il proprio server da accessi non autorizzati. La perdita della chiave rende i dati riservati definitivamente illeggibili da chiunque, Vigil Pro compresa: in quel caso l'istituto dovrà reinserire clienti, servizi e tariffe.

Nessuna copia di sicurezza dei dati riservati da parte nostra. Le copie di sicurezza di Sentinella contengono i dati riservati soltanto cifrati. Vigil Pro non ne conserva alcuna copia in chiaro, non può leggerli, non può ripristinarli né esportarli in chiaro senza la chiave dell'istituto, e non presta assistenza sul loro contenuto: correzioni, recuperi e verifiche che riguardano i dati riservati si fanno dall'istituto, con lo specchio e con la propria chiave. La sezione 14 (dati alla cessazione) si applica ai dati riservati nella loro forma cifrata; la copia in chiaro resta sul server dell'istituto, che ne cura da sé l'export e la conservazione.

Collegamento continuo. Sentinella funziona per l'istituto soltanto finché la cassaforte è collegata ai server di Sentinella. Se il collegamento manca per più di 48 ore consecutive, l'accesso al gestionale e all'app degli operatori viene sospeso fino al ripristino del collegamento; nessun dato viene cancellato. Vigil Pro può inoltre scollegare la cassaforte, con la stessa sospensione, nei casi previsti dalle sezioni 6, 10 e 12 (mancato pagamento, violazione dei Termini). Le sospensioni di questa sezione rientrano nell'esclusione di responsabilità della sezione 3-bis.

Responsabilità. Il servizio cassaforte è fornito «così com'è», alle condizioni della sezione 13. Oltre a quanto previsto dalla sezione 16, Vigil Pro non risponde di alcun danno derivante dall'indisponibilità, dalla compromissione o dalla cattiva configurazione del server dell'istituto, dalla perdita, dal furto o dalla divulgazione della chiave o dello specchio, da modifiche apportate al servizio dall'istituto, né dalla sospensione del servizio conseguente alla mancanza di collegamento.

Cessazione della modalità. L'istituto può chiedere per iscritto di tornare alla modalità ordinaria: con la cassaforte collegata, i dati riservati vengono riportati in chiaro sui server di Sentinella e da quel momento si applicano le sezioni 14 e 15 senza le deroghe di questa sezione. Vigil Pro può porre fine alla modalità Cassaforte con un preavviso scritto di 60 giorni se non è più in grado di sostenerla tecnicamente, oppure senza preavviso nei casi delle sezioni 6, 10 e 12; in entrambi i casi l'istituto sceglie se tornare alla modalità ordinaria o disdire (sezione 9).