Privacy Policy

Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali quando visiti sentinellapro.com e quando usi Sentinella, il gestionale per istituti di vigilanza privata. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"). Sentinella è un servizio rivolto esclusivamente a imprese e professionisti (B2B).

1. Chi siamo e i due ruoli che ricopriamo

Sentinella è sviluppata e gestita da Vigil Pro S.r.l. Nel trattamento dei dati ricopriamo due ruoli distinti. È importante capire la differenza, perché cambia a chi devi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti.

A) Vigil Pro come Titolare del trattamento

Siamo titolari per i dati che raccogliamo direttamente noi:

• dati dei visitatori del sito sentinellapro.com;
• dati di registrazione e account degli istituti clienti (nome, email, telefono);
• dati di fatturazione e abbonamento;
• email transazionali (avvisi di servizio, scadenze, rinnovi);
• richieste di assistenza.

B) Vigil Pro come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)

Ogni istituto di vigilanza che usa Sentinella carica nella piattaforma dati di terzi: dipendenti e collaboratori, timbrature con coordinate GPS del punto di entrata/uscita, cedolini, certificazioni e idoneità sanitarie, clienti e fornitori, e i documenti delle spese delle sue auto (fatture, lettere di franchigia, constatazioni amichevoli: queste ultime con i dati degli altri conducenti coinvolti in un sinistro). Per questi dati il titolare resta l'istituto; noi li trattiamo solo per suo conto, come responsabili ex art. 28 GDPR, sulla base del Data Processing Agreement (DPA) che regola il rapporto. Per l'esercizio dei diritti su questi dati devi rivolgerti al tuo istituto (vedi sezione 9).

2. Titolare e contatti

• Titolare: Vigil Pro S.r.l.
• Sede legale: Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano
• Sede operativa: Via Mariani 1, Cernusco sul Naviglio (MI)
• P.IVA: 13193690966 — iscritta alla CCIAA di Milano
• Email per il prodotto Sentinella: assistenza@sentinellapro.com
• Email della società: info@vigilpro.it
• Telefono: 02 8219 7131

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone l'obbligo. Il referente privacy è il titolare, raggiungibile agli indirizzi email sopra indicati.

3. Quali dati trattiamo come titolari, perché e su quale base giuridica

La carta di pagamento non passa mai dai nostri server: è raccolta e conservata esclusivamente da Stripe attraverso il suo checkout ospitato. Noi conserviamo solo l'identificativo cliente e le ultime 4 cifre.

Il conferimento dei dati di registrazione e fatturazione è necessario: senza, non possiamo attivare l'account né erogare il servizio.

4. Dati trattati per conto degli istituti (ruolo di responsabile)

Quando un istituto usa Sentinella, trattiamo per suo conto:

• anagrafiche e contatti di dipendenti e collaboratori;
• dati contrattuali e retributivi, inclusi i cedolini in PDF;
• eventi di timbratura con le coordinate del punto di entrata/uscita;
• certificazioni e idoneità sanitarie, che possono contenere dati relativi alla salute (art. 9 GDPR);
• foto e note delle segnalazioni dal campo;
• anagrafiche di clienti e fornitori dell'istituto;
• documenti che gli operatori firmano nell'app con la firma elettronica con codice monouso (il contratto dell'auto assegnata, il contratto di assunzione o il rinnovo), con le registrazioni del processo di firma: impronte dei file, date e ore, indirizzo email a cui parte il codice, indirizzo IP e dispositivo da cui arriva la conferma, esito dell'invio delle email. Restano all'istituto come prova della firma anche se la scheda della persona viene eliminata. Se una firma viene contestata, su richiesta scritta dell'istituto Vigil Pro rilascia un'attestazione sul processo di firma elettronica, che riporta questi dati ma non il testo del documento, e la consegna all'istituto (DPA, sezioni 7-ter e 8);
• dati contributivi estratti dai flussi UniEmens che l'istituto carica per la funzione Agevolazioni sul personale (soltanto per le persone registrate come dipendenti: codice fiscale, mese, qualifica e tipo di lavoratore, contratto, part-time, imponibile e contributi, assunzione e cessazione, contrassegni della denuncia, codici e importi delle agevolazioni; delle persone non registrate solo il numero), per segnalare all'istituto e al suo consulente del lavoro possibili agevolazioni contributive, da verificare; i dati sanitari e sindacali contenuti nel flusso sono scartati alla lettura e non vengono conservati; il file caricato è conservato cifrato e cancellato dopo 90 giorni. Per la stessa funzione l'istituto può caricare anche documenti INAIL (basi di calcolo del premio, comunicazione del tasso applicabile, dichiarazione delle retribuzioni, DURC, provvedimento sulla riduzione per prevenzione): sono dati dell'azienda e delle sue posizioni assicurative; il quadro B del modello 20SM, con i dati sugli infortuni, non viene letto e il file del modello 20SM non si conserva; nessun dato entra nel calcolo prima della conferma dell'ufficio; gli altri file sono conservati cifrati e cancellati dopo 90 giorni. Sempre per la stessa funzione, le risposte alle domande per le agevolazioni sull'assunzione, che la persona dà a voce all'ufficio (e l'ufficio le scrive dopo averle dato l'informativa) oppure dà da sola nell'app «Sentinella in Servizio», quando l'ufficio gliele manda, dopo averne letto l'informativa: domande chiuse e facoltative (mesi senza un lavoro stabile, dichiarazione di disponibilità, contratti a tempo indeterminato avuti, studi, situazione familiare quando una misura la usa, residenza, NASpI, lavori recenti per l'istituto), fatte a chi è in assunzione e, a chi lavora già, solo quando la risposta può ancora cambiare l'esito di un'agevolazione; mai su salute, invalidità, origine, convinzioni, gravidanza o dati giudiziari; conservate solo cifrate, visibili nel gestionale solo all'ufficio con la voce «Agevolazioni» e mandate, per email, al consulente del lavoro dell'istituto solo quando l'ufficio usa «Invia al consulente»; mai inviate a sistemi di intelligenza artificiale. Per le domande mandate nell'app l'istituto vede anche se e quando sono state aperte, la lingua scelta, quante domande hanno una risposta, quali sono state saltate e a quali la persona ha scelto «Preferisco non rispondere», se sul suo telefono le notifiche sono attive e, se non apre l'app da più di 30 giorni, da quando.

Per questi trattamenti il titolare è l'istituto. Le condizioni (istruzioni, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza per i diritti degli interessati, cancellazione o restituzione a fine contratto) sono definite nel DPA sottoscritto con ogni istituto. L'export dei dati è sempre possibile per l'istituto, anche in caso di disdetta.

Geolocalizzazione (GPS)

La app operatore registra solo l'evento di entrata e uscita dall'area di servizio (geofence). Non registra mai il percorso né la posizione continua. Al primo accesso, la app raccoglie il consenso informato dell'operatore. Gli adempimenti previsti dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalla Nota INL 1511/2026 (accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato) sono a carico dell'istituto titolare del trattamento: Sentinella fornisce uno strumento progettato secondo il principio di minimizzazione.

Collegamento a Fatture in Cloud (facoltativo)

Se l'amministratore di un istituto lo attiva da Dati azienda, Sentinella accede all'account Fatture in Cloud dell'istituto dalla pagina di consenso di Fatture in Cloud (OAuth 2.0), senza conoscere la password. La pagina di consenso elenca i permessi che l'accesso concede; Sentinella li usa solo per le operazioni descritte qui, per preparare le fatture dell'istituto ai suoi clienti a partire dal report dei servizi.

Che cosa legge da Fatture in Cloud:

• l'elenco delle aziende dell'account (nome e identificativo), per scegliere quella su cui nascono le fatture;
• le anagrafiche dei clienti, cercate per partita IVA o codice fiscale, per riconoscere il cliente e completare una fattura con l'indirizzo, il codice destinatario o la PEC che mancano nella scheda cliente di Sentinella: questi dati servono a quella fattura e non vengono copiati nella scheda cliente;
• le numerazioni e le modalità di pagamento delle fatture;
• i totali che Fatture in Cloud calcola prima di creare una fattura;
• lo stato, il numero e la serie delle fatture create da Sentinella, quando un servizio già fatturato viene inviato di nuovo (con «Genera e invia» o con «Reinvia»), per sapere se le fatture ci sono ancora e se si possono riscrivere.

Che cosa scrive su Fatture in Cloud: le anagrafiche dei clienti che mancano, con i dati della scheda cliente (ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario, PEC ed email), e le fatture dei servizi, una per servizio, non trasmesse, con il nome e il luogo del servizio, il mese, le ore, la tariffa, la data, la scadenza e la modalità di pagamento. Nelle fatture non vanno i nomi degli operatori. Con «Reinvia» Sentinella riscrive solo le fatture che ha creato, finché non sono state trasmesse allo SDI o se la trasmissione risulta scartata o in errore. Sentinella non trasmette documenti allo SDI, non invia email da Fatture in Cloud e non cancella documenti né anagrafiche.

Che cosa conserviamo in Sentinella:

• le chiavi d'accesso rilasciate da Fatture in Cloud, cifrate, con la loro scadenza;
• identificativo e nome dell'azienda scelta e l'elenco delle aziende dell'account;
• la serie di numerazione scelta;
• l'indirizzo email di chi ha fatto il collegamento e la data;
• l'ultimo errore del collegamento, per mostrarlo in Dati azienda;
• per ogni fattura creata: identificativo, numero e link del documento, mese, ore, righe e imponibile con cui è nata o è stata riscritta, data della fattura, chi l'ha creata o riscritta e quando, e se è stata eliminata su Fatture in Cloud.

Con «Scollega» cancelliamo le chiavi d'accesso e gli altri dati del collegamento. Restano in Sentinella i riferimenti delle fatture già create, che servono a sapere quali servizi sono già stati fatturati, con la conservazione degli altri dati dell'istituto (sezione 7); le fatture restano su Fatture in Cloud. «Scollega» agisce solo in Sentinella: non revoca il consenso dato sulla pagina di Fatture in Cloud.

Ruoli. Per questi dati agiamo per conto dell'istituto, come per gli altri dati di questa sezione: il collegamento e i comandi «Genera e invia» e «Reinvia» valgono come sue istruzioni (DPA, sezione 4). Fatture in Cloud è un servizio che l'istituto ha scelto e usa con il proprio account: il suo fornitore tratta i dati secondo il contratto che ha con l'istituto.

Elaborazione AI (inclusa in tutti i piani)

Alcune funzioni di Sentinella usano modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi, raggiunti tramite API. L'elaborazione AI è inclusa in tutti i piani, entro un tetto mensile di consumo per istituto, ed è in funzione ogni volta che si usa una delle funzioni elencate qui sotto: non richiede un'attivazione da parte dell'istituto e oggi non esiste un interruttore per istituto che la escluda.

Che cosa viene inviato ai fornitori di elaborazione AI, e per quale finalità:

• Immagini e PDF dei documenti caricati (attestati, certificati e idoneità, documenti d'identità e permessi di soggiorno, patenti), dall'app dell'operatore o dall'ufficio — per leggere in automatico i campi del documento (tipo, date, numero, esito) e proporli all'ufficio, che li controlla e conferma.
• Il PDF dei cedolini caricato dall'ufficio, o il testo estratto da ciascun cedolino (nome, codice fiscale, netto) — per assegnare ogni cedolino al dipendente giusto; l'elaborazione AI interviene solo quando la lettura automatica del testo non basta.
• Il testo delle segnalazioni scritte dal campo (con il tipo di segnalazione) — per riscriverle in italiano professionale prima dell'invio al cliente dell'istituto.
• Il testo delle istruzioni operative di un posto di servizio, con la ragione sociale del cliente, il nome e il tipo del servizio, quando l'ufficio chiede di riscriverle — per riscriverle in italiano professionale prima di salvarle; la riscrittura è facoltativa, parte solo su richiesta e l'ufficio decide se tenerla.
• Le foto e i PDF dei verbali di contestazione (multe) caricati dall'ufficio — per ricavarne targa, data, importo e conducente da proporre all'ufficio.
• Le foto e i PDF dei documenti delle auto caricati dall'ufficio: libretto di circolazione, certificato di assicurazione e contratto di noleggio o di leasing, con i dati dell'intestatario del veicolo e delle parti del contratto — per riconoscere che documento è, la targa e la scadenza dell'assicurazione, per metterlo nella scheda dell'auto giusta.
• Le foto e i PDF dei documenti delle spese dell'auto caricati dall'ufficio: fatture e ricevute di officine e gommisti, lettere di franchigia del noleggiatore o dell'assicurazione e constatazioni amichevoli, che contengono i dati di chi guidava l'auto dell'istituto e anche quelli dell'altro conducente e del suo veicolo (dati di terzi) — per ricavarne tipo di spesa, date, importi, fornitore, targa e conducente da proporre all'ufficio, che li controlla e conferma prima di salvarli.
• Le domande scritte all'assistente turni («il Maresciallo»), con le risposte precedenti della stessa conversazione e il nome di chi scrive, e i dati dell'istituto che servono a rispondere: nomi di operatori, anche cessati, e di fornitori; qualifica (armato, non armato o ASC); comune di residenza e distanza in linea d'aria dal posto di servizio; date di assunzione e di fine contratto; turni, ore lavorate con la loro ripartizione e servizi abituali; giorni di ferie, di permesso e di non disponibilità, comprese le richieste in attesa, senza il motivo dell'assenza; tipo e data di scadenza dei documenti del personale (per esempio idoneità, porto d'armi, permesso di soggiorno); esclusioni da un servizio con la nota dell'ufficio; ritardi, uscite anticipate e servizi non coperti con il nome del responsabile; ragione sociale dei clienti, nome, luogo, periodo e orari dei servizi; regole e preferenze scritte dall'ufficio; e, solo per chi ha i relativi permessi, tariffe orarie dei clienti, costo orario di liberi professionisti e fornitori, costo mensile stimato di ciascun dipendente, fatturato, margine, costi del mese e fatturato perso — per rispondere alle domande dell'ufficio su turni, coperture, personale, assenze, documenti, clienti, servizi e numeri economici, e suggerire come coprire i turni scoperti; l'assistente legge i dati ma non li modifica, e le assegnazioni e le regole che prepara diventano effettive solo quando l'ufficio le conferma.
• Numeri aggregati dell'andamento economico dell'istituto (mai nomi di persone o di clienti) — per produrre stagionalità, previsioni e consigli.
• Dal foglio Excel o CSV dei clienti che l'ufficio carica per importarli: le prime righe e il nome del foglio, con ogni valore ridotto alla sua forma (ogni lettera sostituita da «a» o «A», ogni cifra da «9»), per cui restano in chiaro solo i segni e le parole comuni di un elenco fisso: i nomi delle colonne nella riga delle intestazioni e nelle righe del titolo sopra di essa (lì solo quelli che non sono anche nomi o cognomi), sempre solo in una cella fatta tutta di parole dell'elenco; in ogni riga forme societarie come Srl, parole come Via, PEC, Bonifico o Attivo, i nomi dei Paesi che non sono anche nomi o cognomi, le sigle delle province fra parentesi o dopo il CAP e le particelle minuscole come «di» (in una cella con una forma societaria, solo la forma societaria); fuori dai nomi delle colonne mai le parole che sono anche nomi o cognomi, e mai le iniziali, le lettere attaccate a una cifra o quello che sta prima della «@» di un'email. Mai ragioni sociali, nomi e cognomi, codici fiscali, partite IVA, indirizzi o recapiti dei clienti — per riconoscere in quale colonna del foglio sta ogni dato e proporre all'ufficio la corrispondenza con i campi del cliente, che l'ufficio controlla e può cambiare prima di importare; il riconoscimento è facoltativo (senza, le colonne si riconoscono dai nomi delle intestazioni) e i clienti li scrive un programma, non il modello.
• Dal foglio Excel o CSV degli impianti che l'ufficio carica per importarli: le prime righe e il nome del foglio, con ogni valore ridotto alla sua forma (ogni lettera sostituita da «a» o «A», ogni cifra da «9»), per cui restano in chiaro solo i segni e le parole comuni di un elenco fisso, in una cella fatta tutta di parole dell'elenco: nella riga delle intestazioni i nomi delle colonne; nelle righe del titolo (quelle sopra di essa o, se il foglio non ne ha, le prime righe) e nel nome del foglio i nomi delle colonne che non sono anche nomi o cognomi; in ogni riga i tipi di impianto e di dispositivo come TVCC, Telecamera o Sensore, le parole dei posti come Ingresso o Magazzino, risposte come Sì o No e le marche degli apparati di sicurezza come Hikvision o Ajax. In una cella con altre parole restano in chiaro solo forme societarie come Srl (fuori dalla riga delle intestazioni, in una cella con una forma societaria solo la forma societaria), parole come Via, Sig., PEC o Bonifico, i nomi dei Paesi che non sono anche nomi o cognomi, le sigle delle province fra parentesi o dopo il CAP e le particelle minuscole come «di». Fuori dalla riga delle intestazioni mai le parole che sono anche nomi o cognomi, salvo le parole dei dispositivi, dei posti e delle durate che lo sono, come Fumo, Canali, Lato o Mesi, accanto al loro tipo, al loro complemento o al loro numero («Rilevatore di fumo», «NVR 8 canali», «Lato nord», «24 mesi»), e mai le iniziali, le lettere attaccate a una cifra o quello che sta prima della «@» di un'email. Mai ragioni sociali, nomi e cognomi, codici fiscali, partite IVA, indirizzi o recapiti dei clienti, né seriali o indirizzi IP dei dispositivi — per riconoscere in quale colonna del foglio sta ogni dato (cliente, indirizzo dell'impianto, tipo, marca, modello e seriale dei dispositivi) e proporre all'ufficio la corrispondenza con i campi di Sentinella, che l'ufficio controlla e può cambiare prima di importare; il riconoscimento è facoltativo (senza, le colonne si riconoscono dai nomi delle intestazioni) e clienti, impianti e dispositivi li scrive un programma, non il modello.
• Per la funzione Agevolazioni sul personale, l'elenco delle segnalazioni già calcolato da Sentinella, con uno pseudonimo («Persona 1», «Persona 2»…) al posto di ogni dipendente e, al più, il nome e il codice della misura, lo stato della segnalazione, il mese di riferimento, il tipo di contratto, l'età in anni, il reparto (armato o non armato), i codici UniEmens e gli importi stimati o letti, le scadenze e che cosa manca per esserne sicuri. Mai nomi, cognomi, codici fiscali, date di nascita, retribuzioni, dati sanitari o sindacali — per scrivere un riassunto in italiano semplice per l'ufficio; è facoltativo, il confronto con le regole lo fa un programma e la valutazione finale resta al consulente del lavoro dell'istituto.
• Per la funzione Agevolazioni sul personale, i documenti INAIL dell'istituto che l'ufficio carica in PDF o in foto (basi di calcolo del premio, comunicazione del tasso applicabile, dichiarazione delle retribuzioni, DURC, provvedimento sulla riduzione per prevenzione): dati dell'azienda e delle sue posizioni assicurative, cioè voci di tariffa, tassi, retribuzioni complessive per posizione e voce, lavoratori-anno, numero degli eventi del triennio, date, protocolli ed esiti. Dal testo dei PDF si tolgono prima i codici fiscali di persone; del modello 20SM va al modello soltanto il testo, senza il quadro B (nomi degli infortunati e dati sugli infortuni), e mai una sua foto o scansione; un PDF che dal testo sembra un modello 20SM, caricato con un altro tipo, non va al modello. Le foto e le scansioni degli altri documenti vanno come sono, solo dopo che l'ufficio ha confermato che non sono un modello 20SM: per una ditta individuale possono contenere il codice fiscale del titolare — per proporre all'ufficio i campi del documento, che l'ufficio controlla e conferma prima che entrino nel calcolo; la lettura è facoltativa (i campi si possono scrivere a mano) e il confronto con le regole lo fa un programma.

I contenuti sono trasmessi per il tempo necessario all'elaborazione e alla risposta; i risultati (campi proposti, testi riscritti, suggerimenti) restano in Sentinella e vengono sempre controllati da una persona dell'ufficio prima di produrre effetti. Fornitori in uso oggi:

L'elenco aggiornato dei fornitori di elaborazione AI, con Paese, base del trasferimento e data di inizio, è sempre consultabile su sentinellapro.com/privacy: se un fornitore cambia o se ne aggiunge un altro, l'elenco viene aggiornato lì, con la data. Per i dati trattati per conto degli istituti, i fornitori di elaborazione AI operano come sub-responsabili nei termini del DPA.

5. Destinatari e sub-fornitori

Non vendiamo i tuoi dati e non li comunichiamo a terzi per finalità di marketing. Ci avvaliamo di questi fornitori:

Per i dati trattati per conto degli istituti, questi fornitori operano come sub-responsabili nei termini previsti dal DPA, salvo Google, che per i suggerimenti degli indirizzi e la foto aerea delle prove di presenza agisce come titolare autonomo. I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo richiede.

Sul sito, e solo se lo accetti dal banner, usiamo anche la misurazione delle conversioni di Google Ads (Google Ireland Ltd), descritta nella sezione 11 e nella Cookie Policy. Non riguarda i dati che gli istituti caricano in Sentinella.

6. Trasferimenti extra-UE

I dati risiedono su server nell'Unione Europea. Gli unici trasferimenti verso paesi terzi riguardano:

• Stripe: possibili trasferimenti a Stripe Inc. (USA), assistiti da garanzie adeguate ai sensi del capo V del GDPR;
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA), per l'invio delle email: le email partono dall'Unione Europea, ma contenuto, destinatari e registri di consegna sono conservati negli Stati Uniti per al massimo 30 giorni, sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione Europea (decisione 2021/914) incorporate nel Data Processing Addendum del fornitore, che dichiara anche l'adesione all'EU-US Data Privacy Framework;
• Fondazione OpenStreetMap (Regno Unito), per mettere sulla mappa gli indirizzi: riceve soltanto il testo dell'indirizzo, sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea per il Regno Unito;
• CARTO (CartoDB Inc., USA), per le tessere delle mappe: riceve la zona mostrata e conserva i registri delle richieste per 30 giorni, sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea e dell'EU-US Data Privacy Framework;
• Google Maps Platform, per i suggerimenti degli indirizzi e la foto aerea delle prove di presenza: Google tratta il testo degli indirizzi e le posizioni come titolare autonomo, anche negli Stati Uniti, con le garanzie delle sue «Controller-Controller Data Protection Terms»;
• Notifiche: titolo e testo di una notifica passano dal servizio di notifica di Apple o di Google per le app, o dal servizio push del browser (Google, Apple o Mozilla) per le notifiche dal browser, secondo il dispositivo di chi la riceve e le condizioni del rispettivo fornitore;
• Anthropic Ireland, Limited (Irlanda, con elaborazione negli Stati Uniti d'America presso Anthropic, PBC), per l'elaborazione AI: Clausole contrattuali standard della Commissione Europea (decisione 2021/914, moduli due e tre), incorporate nel Data Processing Addendum del fornitore (art. 46, par. 2, lett. c GDPR).

L'elenco aggiornato dei fornitori di elaborazione AI, con Paese, base del trasferimento e data di inizio, è sempre consultabile su sentinellapro.com/privacy: se un fornitore cambia o se ne aggiunge un altro, l'elenco viene aggiornato lì, con la data.

7. Per quanto conserviamo i dati

• Dati dell'account: per tutta la durata del contratto. Dopo la cessazione, i dati necessari a fini fiscali e di difesa in giudizio sono conservati per i termini di legge (10 anni per i documenti di fatturazione, ai sensi dell'art. 2220 c.c.).
• Log tecnici: 90 giorni, limitati alle esigenze di sicurezza e diagnostica. Comprendono i tentativi di iscrizione respinti (data e ora, indirizzo IP, tipo di browser, dominio dell'email e partita IVA indicate) e le segnalazioni automatiche di uso anomalo.
• Registro dei rilasci delle attestazioni sul processo di firma: 10 anni dal rilascio, anche dopo la cancellazione totale dei dati dell'istituto.
• Copie di sicurezza (backup): automatiche ogni ora, più una copia cifrata ogni notte, conservate anche fuori dal server di OVHcloud, in un archivio locale di Vigil Pro. Servono solo a rimediare a un guasto e si sovrascrivono a rotazione.
• File dei flussi UniEmens e dei documenti INAIL caricati per la funzione Agevolazioni: conservati cifrati e cancellati automaticamente dopo 90 giorni dal caricamento (del modello 20SM il file non si conserva); i dati estratti e le segnalazioni seguono la regola dei dati trattati per conto degli istituti.
• Risposte alle domande all'assunzione della funzione Agevolazioni: restano finché la persona lavora per l'istituto e anche dopo la fine del rapporto (o se l'assunzione non va avanti), senza una scadenza automatica, per sapere se, tornando a lavorare per l'istituto, la nuova assunzione può rientrare in un'agevolazione; se la persona torna, le risposte di prima non si usano finché non vengono confermate; non contengono dati sulla salute; si cancellano quando l'istituto le cancella, anche su richiesta della persona, o elimina la sua scheda. Per chi ha ricevuto l'informativa sulle domande precedente (fino alla versione 3) e non ha ancora letto la nuova valgono i termini di allora: 30 giorni se l'assunzione non va avanti, 12 mesi senza agevolazioni in uso, 5 anni dalla fine dell'agevolazione o del rapporto. L'elenco delle domande mandate nell'app (date, lingua, numero delle risposte e delle domande saltate, mai le risposte) si cancella 24 mesi dopo la chiusura dell'invio; un invio rimasto aperto, al più tardi con la scheda della persona.
• Dati trattati per conto degli istituti: per la durata stabilita dall'istituto titolare. A fine contratto, in assenza di una richiesta diversa, l'archivio resta conservato 10 anni — è la prova dell'attività lavorativa svolta e serve all'istituto per difendersi in eventuali vertenze; la cancellazione totale si ottiene su richiesta scritta ed è irreversibile (vedi il DPA e la pagina dedicata). L'export è sempre possibile.

8. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui: isolamento logico dei dati per ciascun istituto (architettura multi-tenant), cifratura TLS su tutte le connessioni, password protette con algoritmo scrypt, segreti cifrati con AES-256-GCM, backup automatici ogni ora, cifrati prima di uscire dal server, hardening del server (accesso SSH solo con chiavi, fail2ban) e blocco progressivo dei tentativi di accesso falliti.

9. I tuoi diritti

Se trattiamo i tuoi dati come titolari, puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Scrivi a assistenza@sentinellapro.com: rispondiamo entro i termini di legge. Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Sei un operatore di un istituto che usa Sentinella?

Se i tuoi dati sono nella piattaforma perché il tuo istituto li ha caricati (anagrafica, timbrature, cedolini, certificazioni), il titolare del trattamento è il tuo istituto: per esercitare i tuoi diritti devi rivolgerti a lui. Noi, come responsabili, assisteremo l'istituto nel dare seguito alla tua richiesta.

10. Notifiche push

Sentinella può inviare notifiche push (PWA) usando chiavi VAPID proprie. La consegna delle notifiche passa tecnicamente dal servizio push del browser installato sul dispositivo (Google, Apple o Mozilla, a seconda del browser). Le notifiche si attivano solo se le autorizzi sul dispositivo e puoi disattivarle in qualsiasi momento dalle impostazioni del browser.

11. Cookie e strumenti simili

Il sito e l'applicazione usano cookie tecnici: il cookie di sessione dell'area riservata (httpOnly) e il localStorage per memorizzare la scelta sui cookie e per funzioni tecniche della PWA. Per questi strumenti non serve il consenso.

Sulle pagine pubbliche del sito e sulla pagina di benvenuto che si apre dopo la registrazione, solo se lo accetti dal banner, si aggiunge un cookie di misurazione delle nostre campagne pubblicitarie (Google Ads, Google Ireland Ltd): serve solo a sapere, in forma aggregata, se una registrazione arriva da un nostro annuncio. Adottiamo il «Consent Mode» di Google: senza il tuo consenso non viene scritto alcun cookie e la misurazione resta anonima e statistica. Non usiamo cookie di profilazione, pubblicità personalizzata né Google Analytics. I dettagli, e il modo di cambiare la scelta in ogni momento, sono nella Cookie Policy.

Al momento del pagamento vieni rediretto sulle pagine di checkout di Stripe, sul dominio di Stripe: lì si applicano i cookie e l'informativa di Stripe.

12. Aggiornamenti di questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa, ad esempio se cambiano i fornitori o le funzionalità del servizio. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento in alto. In caso di modifiche sostanziali avviseremo gli istituti clienti tramite i canali di servizio.