Questa pagina spiega come chiedere la cancellazione dell'account e dei dati collegati per Sentinella, la piattaforma di VIGIL PRO SRL usata dagli istituti di vigilanza privata, e per le sue due app: Sentinella in Ufficio (personale amministrativo) e Sentinella in Servizio (operatori sul campo).
1. Prima di tutto: di che account si tratta?
In Sentinella esistono due cose diverse, e la strada da seguire cambia. Se non si è sicuri, vale la seconda.
A. L'account dell'ISTITUTO (il cliente di Sentinella)
È l'account aperto registrando l'istituto su sentinellapro.com. Contiene tutto: gli utenti d'ufficio, il personale, i clienti, i turni. Cancellarlo cancella l'istituto e tutto quello che c'è dentro.
B. L'account di una PERSONA dentro un istituto
È l'accesso di chi lavora in ufficio o dell'operatore sul campo. Non lo apre l'interessato: lo apre un amministratore del suo istituto, ed è l'istituto — non VIGIL PRO SRL — a decidere sui dati che contiene. VIGIL PRO SRL li tratta per suo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).
2. Come si chiede la cancellazione
Se sei l'istituto (caso A)
- Scrivi a assistenza@sentinellapro.com dall'indirizzo email con cui è stato registrato l'istituto.
- Metti come oggetto «Cancellazione account» e indica la ragione sociale dell'istituto.
- Ti rispondiamo per verificare che la richiesta arrivi da chi ha titolo. È un passaggio che non saltiamo: dentro ci sono i dati dei dipendenti di un'azienda, e cancellarli su richiesta della persona sbagliata sarebbe un danno irreparabile.
- Fatta la verifica, procediamo con i tempi indicati sotto e ti mandiamo la conferma a cose fatte.
Prima di scrivere, però, leggi il punto 5. La cancellazione totale è irreversibile: non esiste modo di riavere i dati dopo, nemmeno per errore o ripensamento, e non li abbiamo più nemmeno noi. Se ti serve solo smettere di usare Sentinella, la disdetta dell'abbonamento basta: l'archivio resta al sicuro e a tua disposizione. Scarica il tuo export prima di chiedere la cancellazione, non dopo.
Se sei una persona dentro un istituto (caso B)
- La richiesta va rivolta al proprio istituto, che è il titolare del trattamento: è lui che può disattivare l'accesso e decidere sui dati.
- Se non sai a chi rivolgerti, scrivi a assistenza@sentinellapro.com: ti mettiamo in contatto con il referente del tuo istituto. Non possiamo cancellare noi, di nostra iniziativa, i dati che un'azienda ci ha affidato.
- Disinstallare l'app non cancella i dati: quelli restano nel gestionale dell'istituto.
3. Che cosa viene cancellato
Con la cancellazione dell'account dell'istituto vengono eliminati dai sistemi in produzione:
- le credenziali e gli account di tutti gli utenti d'ufficio e degli operatori dell'istituto;
- i dati anagrafici del personale e dei clienti dell'istituto;
- turni, timbrature, assenze, richieste di acconto e di rimborso;
- i documenti caricati (attestati, documenti d'identità, buste paga, allegati) e i messaggi vocali;
- le registrazioni per le notifiche (l'identificativo tecnico che il telefono assegna all'app) e i codici di sessione.
Con la disattivazione di una singola persona (caso B) vengono eliminati il suo accesso e le sue registrazioni per le notifiche. I dati di lavoro che la riguardano restano all'istituto, che è tenuto a conservarli per legge finché la legge lo impone.
4. Che cosa resta, e perché
| Che cosa | Perché resta | Per quanto |
|---|---|---|
| Documenti contabili dei pagamenti a VIGIL PRO SRL (fatture dell'abbonamento) | Obbligo di legge: le scritture contabili non si cancellano su richiesta | I termini di legge civilistici e fiscali |
| L'archivio dell'istituto: turni, timbrature, documenti del personale, buste paga, segnalazioni | È la prova di chi ha lavorato, quando e per quante ore. Serve all'istituto per difendersi in caso di vertenze di lavoro, che possono arrivare anni dopo | 10 anni dalla cessazione del contratto (termine ordinario di prescrizione), salvo richiesta di cancellazione totale |
| Registrazioni dell'orario di lavoro del personale | Obblighi in capo all'istituto come datore di lavoro | I termini previsti dalla normativa giuslavoristica |
| Copie di sicurezza | Servono solo a rimediare a un guasto e non vengono consultate per altro | Il tempo del ciclo di conservazione delle copie, poi spariscono anche da lì |
Nessun dato viene conservato per finalità commerciali, non viene ceduto a terzi e non viene usato per profilazione.
5. Che cosa succede se NON chiedi niente, e che cosa se chiedi la cancellazione
Se non chiedi niente — per esempio perché disdici l'abbonamento e basta — l'archivio del tuo istituto resta conservato per 10 anni dalla cessazione del contratto. Non è una dimenticanza: è nel tuo interesse. Turni, timbrature e documenti del personale sono la prova di chi ha lavorato, quando e per quante ore, e una vertenza di lavoro può arrivare anni dopo che una persona se n'è andata. In quel periodo i dati non vengono usati per nient'altro: niente finalità commerciali, niente profilazione, nessuna cessione a terzi. L'export resta a tua disposizione, anche dopo la disdetta.
Se chiedi la cancellazione totale, la eseguiamo entro 30 giorni dalla verifica della richiesta e ti mandiamo la conferma. Le copie di sicurezza, che esistono solo per rimediare a un guasto, seguono il loro ciclo di rotazione e poi spariscono anche da lì.
⚠️ La cancellazione totale è definitiva e la chiedi a tuo rischio. Dopo non c'è modo di tornare indietro: i dati non li abbiamo più, non li possiamo ricostruire, e se domani ti servisse dimostrare le ore di un ex dipendente non avresti più nulla in mano. Scarica il tuo export prima di scriverci.
6. Se qualcosa non torna
Per qualsiasi dubbio: assistenza@sentinellapro.com. Resta sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Le informative complete sono qui: piattaforma e sito, app degli operatori, app dell'ufficio.
7. Chi siamo
VIGIL PRO SRL — Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano (MI) — P.IVA e C.F. 13193690966 — REA MI-2708121 — PEC vigilpro@legalmail.it.