Questa informativa riguarda l'app Sentinella in Ufficio, lo strumento con cui il personale amministrativo degli istituti di vigilanza usa la piattaforma Sentinella dal telefono. Spiega quali dati passano dall'app, perché, per quanto tempo e a chi rivolgersi per i propri diritti. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").
1. Di chi è l'app e chi decide sui dati
L'app è pubblicata da VIGIL PRO SRL — sede legale in Piazza Santo Stefano 6, 20122 Milano (MI), P.IVA e C.F. 13193690966, REA MI-2708121, PEC vigilpro@legalmail.it — che sviluppa e gestisce la piattaforma Sentinella.
Il titolare del trattamento è però l'istituto di vigilanza che ha fornito le credenziali: è lui che decide quali dati raccogliere e perché. VIGIL PRO SRL tratta quei dati per suo conto, come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base di un contratto scritto.
In pratica: per una domanda sui dati o per esercitare un diritto ci si rivolge al proprio istituto. Se non si sa a chi scrivere, si può contattare assistenza@sentinellapro.com, che mette in contatto con chi di dovere.
2. Chi può usare l'app
L'app non è aperta al pubblico. Si entra solo con le credenziali fornite dal proprio istituto di vigilanza, aperte da un amministratore. Non è possibile registrarsi da soli, e l'app è destinata esclusivamente a lavoratori adulti.
È distinta da «Sentinella in Servizio», l'app degli operatori sul campo, che ha una sua informativa a sentinellapro.com/privacy-app. Le due app hanno pubblici diversi e non si sovrappongono: un operatore non ha accesso a questa, e il personale d'ufficio non ha accesso a quella.
3. Quali dati passano dall'app
Dati di chi usa l'app — nome, cognome, indirizzo email, permessi assegnati. Non li chiediamo alla persona: li inserisce l'istituto quando apre l'accesso. Servono a far entrare, a mostrare solo le sezioni di competenza e a firmare le decisioni prese (chi ha approvato una richiesta, e quando).
Dati del personale dell'istituto — anagrafiche, turni, timbrature, assenze, richieste di acconto e di rimborso, documenti di lavoro, segnalazioni e messaggi vocali arrivati dal campo. Sono i dati che l'ufficio già gestisce nel gestionale: l'app non ne crea di nuovi e non ne raccoglie dal telefono, li mostra e basta.
Dati dei clienti dell'istituto — ragione sociale, indirizzi dei posti di servizio, importi contrattuali.
Elaborazione AI — alcune funzioni che l'ufficio usa anche da questa app passano da fornitori di elaborazione AI: la lettura dei documenti caricati (attestati, certificati, documenti d'identità, verbali di contestazione), lo smistamento dei cedolini, la riscrittura delle segnalazioni, l'assistente turni e l'analisi dell'andamento. Che cosa esce, verso chi e con quali garanzie è scritto al punto 8. L'elaborazione AI è inclusa in tutti i piani e non ha, oggi, un interruttore per istituto.
Dati tecnici — un codice di sessione che tiene collegati senza rifare l'accesso a ogni apertura, e, se si attivano le notifiche, l'identificativo che il sistema operativo del telefono assegna all'app (il "token" di notifica). Sono gli unici dati che l'app conserva sul dispositivo.
4. Le notifiche
L'app può avvisare quando arriva qualcosa che aspetta una persona in ufficio: una segnalazione dal campo, una richiesta di acconto o di rimborso, un certificato di malattia, un documento caricato da un operatore. Le notifiche sono facoltative: si attivano con un tocco e il telefono chiede il permesso; si possono spegnere in qualsiasi momento dall'app o dalle impostazioni del sistema.
Per consegnarle, il telefono genera un identificativo tecnico dell'installazione — non del telefono e non della persona — che viene registrato sui nostri server insieme all'istituto e all'utente collegato, e passa ai servizi di notifica di Apple (APNs) o Google (FCM), che li recapitano. Il testo della notifica contiene solo quanto serve a capire di cosa si tratta.
L'identificativo viene cancellato dai nostri server quando si spengono le notifiche, quando si esce dall'app e quando il servizio del sistema operativo ci comunica che non è più valido (per esempio dopo la disinstallazione).
5. Quello che l'app NON fa
Oltre alle notifiche, l'app non chiede e non usa alcun altro permesso del telefono: nessuna posizione, nessuna fotocamera, nessun microfono, nessuna rubrica, nessun accesso ai file.
Non ci sono strumenti pubblicitari, non c'è profilazione, non c'è alcun tracciamento fra app o siti diversi, e nessun dato viene venduto o ceduto a terzi per finalità proprie.
6. Perché possiamo trattarli (basi giuridiche)
- Esecuzione del rapporto di lavoro (art. 6.1.b GDPR): l'accesso allo strumento di lavoro di chi opera in ufficio.
- Obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR): documentazione dell'orario di lavoro del personale e adempimenti connessi, che l'ufficio consulta da qui.
- Legittimo interesse dell'istituto (art. 6.1.f GDPR) alla continuità e alla sicurezza del servizio: sapere se un posto è scoperto e chi è in servizio, ed essere avvisati quando qualcosa richiede una decisione.
7. Dove stanno i dati e per quanto
I dati risiedono su server nell'Unione Europea. I trasferimenti verso Paesi terzi sono due, ed entrambi limitati: il recapito tecnico delle notifiche, che passa dai servizi di Apple e Google secondo le informative dei rispettivi fornitori del sistema operativo; e le elaborazioni AI descritte al punto 3, verso i fornitori elencati al punto 8, per il tempo dell'elaborazione e con le garanzie lì indicate. I tempi di conservazione li decide l'istituto, entro i limiti di legge: le registrazioni dell'orario di lavoro seguono i termini previsti dalla normativa giuslavoristica; i messaggi vocali del canale di servizio sono cancellati automaticamente dopo 15 giorni.
8. A chi possono essere comunicati
| Chi | Perché | Dove |
|---|---|---|
| OVHcloud (OVH SAS), Roubaix — Francia | Ospita i server della piattaforma | Data center nell'Unione Europea |
| Servizio di notifica del sistema operativo del telefono (Apple per iPhone, Google per Android) | Consegna tecnica delle notifiche, solo se attivate | Secondo l'informativa del fornitore del sistema operativo |
A questi si aggiungono i fornitori di elaborazione AI, che ricevono soltanto i contenuti indicati qui sotto, per il tempo dell'elaborazione:
- Immagini e PDF dei documenti caricati (attestati, certificati e idoneità, documenti d'identità e permessi di soggiorno, patenti), dall'app dell'operatore o dall'ufficio — per leggere in automatico i campi del documento (tipo, date, numero, esito) e proporli all'ufficio, che li controlla e conferma.
- Il PDF dei cedolini caricato dall'ufficio, o il testo estratto da ciascun cedolino (nome, codice fiscale, netto) — per assegnare ogni cedolino al dipendente giusto; l'elaborazione AI interviene solo quando la lettura automatica del testo non basta.
- Il testo delle segnalazioni scritte dal campo (con il tipo di segnalazione) — per riscriverle in italiano professionale prima dell'invio al cliente dell'istituto.
- Le foto e i PDF dei verbali di contestazione (multe) caricati dall'ufficio — per ricavarne targa, data, importo e conducente da proporre all'ufficio.
- Le domande scritte all'assistente turni («il Maresciallo») con il contesto della pianificazione: nomi degli operatori, zona di residenza in forma abbreviata, qualifica armato/disarmato, turni e giorni in cui la persona non è disponibile (senza il motivo dell'assenza) — per suggerire come coprire i turni scoperti; l'assistente propone, non modifica nulla.
- Numeri aggregati dell'andamento economico dell'istituto (mai nomi di persone o di clienti) — per produrre stagionalità, previsioni e consigli.
| Fornitore di elaborazione AI | Che cosa fa | Base del trasferimento (se fuori UE) | In uso |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC, Stati Uniti d'America | Elaborazione AI tramite API (modelli Claude): lettura dei documenti, smistamento dei cedolini, riscrittura delle segnalazioni, lettura dei verbali, assistente turni, analisi dell'andamento. I contenuti inviati tramite API non vengono usati dal fornitore per addestrare i propri modelli. | EU-US Data Privacy Framework e Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea (art. 46 GDPR) | dal luglio 2026 |
L'elenco aggiornato dei fornitori di elaborazione AI, con Paese, base del trasferimento e data di inizio, è sempre consultabile su sentinellapro.com/privacy: se un fornitore cambia o se ne aggiunge un altro, l'elenco viene aggiornato lì, con la data.
Le email di servizio sono inviate direttamente dai sistemi della piattaforma: nessun fornitore terzo di marketing riceve l'indirizzo.
9. I diritti
Si può chiedere in qualsiasi momento di accedere ai propri dati, di correggerli, di limitarne il trattamento, di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse, e di ricevere i dati forniti in un formato leggibile. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
La richiesta va rivolta al proprio istituto, che è il titolare.
10. Cancellazione dell'account
L'account non lo crea chi lo usa: lo apre un amministratore dell'istituto. Per la stessa ragione non può essere cancellato dall'app: la richiesta va fatta all'istituto, che provvede alla disattivazione. Disinstallare l'app non cancella i dati, perché restano nel gestionale dell'istituto.
11. Sicurezza
L'accesso avviene su connessione cifrata (HTTPS). Le credenziali sono personali e non vanno condivise. I dati sono protetti da misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, e ogni istituto vede esclusivamente i propri.
12. Modifiche
Ogni modifica sostanziale a questa informativa sarà comunicata attraverso l'app. La versione in vigore è sempre pubblicata a questo indirizzo, con la data di ultimo aggiornamento in alto.